Kassensysteme für Gastronomie

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Flexibilität und Effizienz in der Gastronomie dank moderner Kassensysteme

Die Auswahl eines Kassensystems ist zentral für jeden Gastronomiebetrieb - schließlich soll das System Sie auch in stressigen Zeiten nicht im Stich lassen. Die Funktionen moderner Kassensysteme reichen dabei weit über die klassische Kassierfunktion hinaus und so können die Systeme Sie optimal durch Funktionen wie Tischreservierung, Funkbonieren oder der Steuerung der Bestellabfolge unterstützen. Die Integration eines modernen und vernetzten Kassensystems spart Zeit, Geld und Aufwand, und erlaubt es Betriebsaufläufe zu optimieren und Fehlerquellen zu eliminieren. Kassensysteme sind flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar und bieten so eine passgenaue Unterstützung in der Gastronomie - egal ob in Bars, Restaurants, Bistros oder Cafés. Dank zukunftsfähiger Technologie sind von uns verglichene Kassensysteme zu 100% GoBD- und GDPdU-konform.

Kassensysteme in der Gastronomie: Thekenzahlung vs. Funkbonieren

An Kassensysteme in der Gastronomie werden branchenspezifische Anforderungen gestellt, wodurch sie sich in ihren Funktionen von Kassensystemen im Einzelhandel unterscheiden. Die angebotenen Lösungen sind optimal auf die Herausforderungen der Gastronomiebranche zugeschnitten und können eine passgenaue Unterstützung für Ihren Betrieb darstellen. Grundsätzlich lassen sich im gastronomischen Bereich zwei Arten von Systemen unterscheiden: stationäre Kassensysteme und mobil agierende Kassensysteme. Während stationäre Kassensysteme fest an einer Theke installiert sind und nur dort ein Kassiervorgang möglich ist (wie beispielsweise in der Fastfood-Systemgastronomie), erlauben Kassensysteme mit mobilen Endgeräten einen Bestell- und Kassiervorgang direkt am Tisch. Die Geräte - wie Smartphone, Tablet oder tragbare Kartenlesegeräte - sind in das Kassensystem integriert und kommen häufig in Bars, Cafés oder Restaurants zum Einsatz.

Tablet-Kassen

Mobile Kassensysteme

Für Betriebe, in denen der Bestell- und Kassiervorgang (zusätzlich) direkt am Tisch stattfindet.


  • Keinerlei Zeitverzögerung von der Bestellung bis zum Küchenauftrag
  • Flexibel erweiterbar durch zusätzliche Mobilgeräte und Geldlade
  • Schnelle Belegerstellung am Tisch mit mobilem Bondrucker
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Registrierkassen

Stationäre Kassensysteme

Für Gastronomiebetriebe mit stationärem Kassiervorgang (keine Bedienung am Platz).


  • Kinderleichte Programmierung Ihrer Speisekarte & Tischpläne
  • Intuitive Bedienung per Touch-Display
  • Geeignet für alle Zahlungsarten dank modularem Aufbau
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Kassensysteme sind modular aufgebaut, sodass zusätzliche Komponenten je nach Platz und Bedarf hinzugefügt werden können. Die Systeme bestehen in der Regel aus einem Kassenterminal mit einer Geldlade, einem Kartenlesegeräte für elektronische Zahlungsarten sowie einem Kundenbildschirm. Je nach Anforderung können die Kassengeräte um mobile Endgeräte erweitert werden, welche ein Kassieren am Platz ermöglichen. Sollten zusätzliche Peripheriegeräte benötigt werden, lassen diese sich einfach und unkompliziert in das Kassensystem integrieren.

Was sind POS-Kassensysteme?

Rund um das Thema Kassensysteme taucht häufig der Begriff des POS-Kassensystems auf. Doch was ist das eigentlich genau, und unterscheidet sich ein POS-System von anderen Kassensystemen? Die Abkürzung POS steht für Point of Sale und beschreibt den Ort, an dem ein Verkauf getätigt wird. Im betrieblichen Sinne beschreibt der POS den Platz, an dem Verkäufe und Zahlungen getätigt werden: also den Ort rund um die Kasse. Die Begriffe POS-Kassensystem und Kassensystem werden häufig synonym verwendet, was mitunter für Verwirrung sorgen kann. Jedoch beschreiben beide Begriffe dasselbe: ein vernetztes Kassensystem, welches den Händler beim Verkauf von Ware und Dienstleistungen an einem Ort unterstützt. Je nach Modell und Anwendungsbereich unterscheiden sich die (POS-) Kassensysteme in den verwendeten Peripheriegeräten.

CRM: Erfolgreiche Kundenakquise- und pflege durch Kassensysteme

Ähnlich wie im Einzelhandel lassen sich auch in der Gastronomie Kassensysteme im CRM-Management einsetzen, wodurch sie auch hier zu einem wertvollen Marketing-Instrument werden. Moderne Kassensysteme für den gastronomischen Bereich sind mit einer CRM-Schnittstelle ausgestattet, welche es Ihnen erlaubt Kundenprozesse zu analysieren und optimieren und dadurch die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu steigern.

kassensystem-gastronomie
Die Pflege von Bestandskunden kann über ein Loyalitätsprogramm erfolgen - auch per Smartphone.

Die Vorteile einer digital vernetzten Kasse zeigen sich besonders in der Anlegung von Kundendatenbanken: CRM-Module erlauben es, Informationen über Kunden zu sammeln und die gespeicherten Daten direkt in das Kassensystem einzubinden.

Dieses gibt wertvolle Aufschlüsse über das Kaufverhalten Ihrer Kunden, was sowohl die Pflege von Bestandskunden als auch die Akquirierung von Neukunden erleichtert. So können beispielsweise Kundenwünsche vermerkt oder zu besonderen Anlässen Rabattgutscheine und Coupons versendet werden.

Zudem ermöglicht und vereinfacht eine CRM-Schnittstelle den Aufbau und die Verwaltung eines Treueprogramms für Ihre Kunden. Vor allem in der Gastronomie stellt dies eine hervorragende Möglichkeit zur Pflege von Bestandskunden dar. So können beispielsweise Stempel- oder Kundenkarten erstellt werden, welche ab einem bestimmten Zeitpunkt mit spezifischen Rabatten oder Angeboten einhergehen. Der Aufbau eines solchen Loyalitätsprogrammes stärkt die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen, da der Aufbau einer starken Kundenbeziehung sich positiv auf die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungsgeschäften auswirkt.

Vorteile und Möglichkeiten eines Kassensystems in der Gastronomie

Eine der zentralsten Funktionen von Kassensystemen in der Gastronomie liegt in der Unterstützung im Café-, Bar- oder Restaurantbetrieb. Moderne Kassensysteme lassen sich aufgrund ihres modularen Aufbaus flexibel anpassen und bieten vielfältige Möglichkeiten die Abläufe in Gastronomiebetrieben nachhaltig zu verändern und zu optimieren. Zu den Funktionen, die den alltäglichen Gastronomiebetrieb erleichtern, zählen unter anderem:


Tischverwaltung

Tischpläne sind als Vollgrafik im Kassensystem verfügbar, was für eine schnelle und flexible Tischverwaltung sorgt. Zudem werden Rabattierungen und Stornierungen, das Teilen von Rechnungen sowie das Umbuchen ganzer Tische ermöglicht.


Buchhaltung

Kassensysteme ermöglichen die Übertragung von Verkaufsdaten an Steuerberater oder Buchhaltungsprogramme. Dies passiert in regelmäßigen Abständen und sorgt für eine einfache und unkomplizierte Buchhaltung. Hier genügt bereits ein Knopfdruck für den DATEV-Export.


Konformität

Viele Händler haben sich bereits den rechtlichen Neuerungen angepasst. Kassensysteme erlauben eine schnelle und unkomplizierte Aufrüstung, um den gesetzlichen Standards zu entsprechen. Alle von uns verglichenen Anbieter arbeiten GoBD- und GDPdU-konform.


Warenwirtschaft

Die Integration eines Warenwirtschaftsmoduls ist unverzichtbar für die Inventur eines Gastronomiebetriebes. Die Integration von Warenwirtschaftssystemen in Kassen ermöglicht einen Überblick über das aktuelle Inventar, welches Materialknappheiten vorbeugt.


Controlling

Kassensysteme fördern und unterstützen das Controlling. Sie sind in der Lage wertvolle Daten über Umsätze, Roherträge und Warengruppen sowie Mitarbeiter, Abteilungen und Filialen zu sammeln und auszuwerten.

Des Weiteren verfügen viele Kassensysteme über die Möglichkeit zur Menü- und Bestellgestaltung sowie zur Gangsteuerung. So können im Rahmen der Menügestaltung beispielsweise besondere Preise für die Happy Hour festgelegt werden, während die Steuerung von Bestellungen dafür sorgt, dass Kunden den richtigen Gang zur richtigen Zeit erhalten - so wird das Dessert nicht vor der Hauptspeise serviert. Es ist jedoch zu beachten, dass die angebotenen Funktionen maßgeblich von Marke und Modell des Kassensystems abhängen.

Bei der Auswahl eines Kassensystems für die Gastronomie sollte jedoch vor allem darauf geachtet werden, dass verschiedene Zahlungsarten unterstützt werden. Eine Auswahl von verschiedenen Zahlungsmethoden wie Bar- und Kartenzahlung sowie mobilen Bezahlmöglichkeiten bietet Ihren Kunden eine breite Auswahl - so laufen Sie nicht Gefahr Kunden aufgrund einer nicht vorhandenen Zahlungsmöglichkeit zu verlieren. Außerdem sollte auf eine leichte Bedienbarkeit der Kasse sowie deren Kompaktheit geachtet werden. Eine intuitive Bedienbarkeit sorgt für ein leichtes Anlernen der Mitarbeiter sowie für einen schnellen Bezahlvorgang, während ein kompaktes Kassensystem wertvollen Platz einspart.

Funkbonieren sorgt für Komfort bei Gästen und Mitarbeitern

Das Aufnehmen und Abkassieren von Bestellungen am Tisch ist für viele Gastronomen ein integraler Bestandteil der Arbeitsabläufe. Mobile Endgeräte ermöglichen die Aufnahme der Bestellungen direkt am Tisch, wobei diese über das Funkbonieren drahtlos an einen Bondrucker in Küche oder Theke übertragen werden.

funkbonieren
Das Kassieren am Platz spart Zeit - für Kunden und Mitarbeiter!

Der Vorteil liegt hier auf der Hand: während bei Kassensystemen ohne Funkbonierung die Bestellung erst am Tisch aufgenommen und separat in die Kasse eingetragen werden muss, ermöglichen Kassensysteme mit Funkbonierung die Übertragung der Bestellung drahtlos und direkt.

Smartphone oder Tablet sind in das Kassensystem eingebunden und können Bestellungen so direkt an Küche, Bar oder Theke übermitteln. Auf diese Weise werden Fehler reduziert sowie Wartezeiten und Laufwege verkürzt.

Auch aus wirtschaftlicher Sicht lohnt sich der Einsatz von Funkbonierung, da sich Einsparungen von bis zu 50 % durch geringere Personalaufwände und eine Reduktion von Fehlbuchungen und Stornos erzielen lassen. Neben Smartphone oder Tablet sind häufig ebenfalls mobile Kartenlesegeräte in das Kassensystem eingebunden, um ein bequemes Abkassieren der Kunden am Platz zu ermöglichen.

Was ändert sich mit der Kassensicherungsverordnung?

Seit Januar 2020 ist die Kassensicherungsverordnung in Kraft, womit sich die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme geändert haben. Mit der Verabschiedung des Gesetzes - abgekürzt auch KassSichV genannt - soll eine steuerkonforme Abrechnung garantiert und die Unterschlagung von Einnahmen (beispielsweise durch Schwarzgeld) unterbunden werden. Die Verordnung ist eine Erweiterung der GoBD und gilt als Folge der Digitalisierung. Dabei bringt sie einige Änderungen für Kassenbetreiber mit sich, wobei diese vor allem die Sicherheit der Kasse vor Manipulation zum Ziel haben.

Rechtliche Anforderungen mit Inkrafttreten der KassSichV
  • Zertifizierte Sicherheitseinrichtung: Zum Schutz vor Manipulation müssen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese muss bis Ende September 2020 in jedes Kassensystem integriert werden
  • Belegausgabepflicht: Von nun an muss jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgang mit der Ausgabe eines gedruckten Bons einhergehen
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Buchung und jeder Kassiervorgang in der Kasse muss einzeln und vollständig aufgezeichnet werden
  • Kassennachschau: Das Finanzamt ist ermächtigt, die Einhaltung der KassSichV durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen
  • Meldepflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden

Es ist zu beachten, dass Verstöße gegen die eingeführten Pflichten als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden und mit harten Strafen vom Finanzamt einhergehen können. Zudem sind zwei Besonderheiten zu beachten: Zum einen sind offene Ladenkassen von der Belegausgabepflicht befreit, während für elektronische Ladenkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, ein Moratorium eingeräumt wurde: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und nicht nach den Standards der KassSichV aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Danach muss die Anschaffung einer finanzamtkonformen Kasse erfolgen.

Welche Daten muss der Kassenbon enthalten?

"Ab dem ersten Januar 2020 trat in Deutschland, zusammen mit der Kassensicherungsverordnung, die Belegausgabepflicht in Kraft. Händler sind nun verpflichtet, Kunden bei Transaktionen einen Beleg auszuhändigen. Der Kundenbon ist eine Quittung, welche Daten über die Transaktion enthält. Hierzu gehören Datum und Uhrzeit des Kaufs, die Menge des verkauften Produktes sowie der fällige Betrag mit dem dazugehörigen Mehrwertsteuersatz. Zu den verpflichtenden Angaben zählen seit Beginn des Jahres ebenfalls die Transaktionsnummer, die Seriennummer und der Signaturzähler des Kassensystems, die verwendete Zahlungsart, der Prüfwert der Rechnung sowie Name und Anschrift des Unternehmens."

Anna

Anna

Online Redaktion

Welches Kassensystem eignet sich für den Einsatz in der Gastronomie am besten?

In der Anschaffung einer passenden Kasse für die Gastronomie kommt es auf mehrere Faktoren an. So sollten in der Anschaffung eines Kassensystems für die Gastronomie einige Fragen nach den Anforderungen an das System beantwortet werden. Zentral sind hier beispielsweise Fragen nach der Nutzung von Funkbonieren sowie die Frage nach gewünschten Schnittstellen für beispielsweise Warenwirtschaft, Kundenbetreuung (CRM) oder Buchhaltung. Moderne Kassensysteme in der Gastronomie sind flexibel, effizient und vernetzungsfähig und sind so in der Lage, Sie auch in stressigen Situationen passgenau zu unterstützten.

Kassensysteme rentieren sich über einen langen Zeitraum und sind damit eine Investition in eine ökonomische und digitale Zukunft. Der modulare Aufbau der Systeme und die Fähigkeit zur Vernetzung sind besonders praktisch. Hierdurch wird eine flexible Erweiterung der Systeme ermöglicht, welche an den individuellen Bedarf Ihres Betriebes angepasst ist. Zudem ist die Aufrüstung von Kassensystemen im Rahmen der Kassensicherungsverordnung schnell und unkompliziert, je nach Anbieter und Modell ist die vorgeschriebene TSE in vielen modernen Geräten bereits verbaut. Zusätzlich punkten Kassensysteme für die Gastronomie mit branchenspezifischen Ausstattungen, und so lassen sich Schnittstellen für die Tischverwaltung, Buchhaltung oder das Kundenmanagement integrieren.

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