Welches Kassensystem für die Gastronomie?

Reduzierte Getränke­preise während der Happy Hour, Rechnungen separieren und Tische zusammen­führen - ein Kassen­system für die Gastronomie muss viel­fältigen Anforderungen gerecht werden. Welches Kassen­system ist für die Gastro am besten geeignet? Was Sie bei der Anschaffung beachten sollten, warum vergleichen wichtig ist, welche Anbieter es gibt und mit welchen Preisen Sie rechnen können, erfahren Sie hier.

Welches Kassen­system für die Gastronomie? Die Frage nach einem passenden Kassensystem ist für Gastronomen allgegen­wärtig. Egal, ob Sie sich für eine Neugründung interessieren oder als erfahrener Gastronom auf der Suche nach einem Upgrade Ihres aktuellen Systems sind.

Welches Kassensystem ist das beste für die Gastronomie?

Auf die Frage, welche Kassensystem-Arten für eine Gastronomie am besten geeignet ist, gibt es keine pauschale Antwort. Zu unter­schiedlich sind die individuellen Anforderungen, die Gastronomen an eine Kasse stellen. Kein Wunder, schließlich hat ein kleiner Food­truck gänzlich andere Bedürfnisse als ein großes Restaurant. Damit Sie das ideale Kassen­system für Ihren Betrieb finden, haben wir die zentralen Anforderungen an ein Kassen­system in der Gastronomie skizziert sowie unter­schiedliche Gastronomie-Kassen einem Vergleich unterzogen. Gerne unter­stützen wir Sie außerdem mit einem kostenlosen Angebots­vergleich, welcher unverbindliche Vergleichs­angebote namhafter Kassen­anbieter ermöglicht.

Registrierkasse, Tablet-Kasse & Co.: Diese Gastro-Kassen gibt es

Ein Kassen­system für die Gastronomie sollte leicht bedienbar sein und Sie pass­genau in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen. Wie diese Unter­stützung aussehen kann, ist vor allem an die Anforderungen Ihres Betriebes gekoppelt. Wir haben die drei beliebtesten Kassen­system-Arten für Sie zusammen­gefasst.

Auf den Begriff „Registrier­kasse“ werden Sie bei Ihrer Suche nach einer Kasse für die Gastronomie zwangs­läufig noch öfter stoßen. Doch was ist überhaupt eine Registrier­kasse? Ehemals zählte sie zu den populärsten Kassen-Modellen. Die oftmals klobigen Geräte mit ihren haptischen Tasten galten als zuverlässige Unter­stützer im Arbeits­alltag, jedoch sind sie mittler­weile alles andere als modern. Zwar sind Registrier­kassen noch in einigen älteren Betrieben vertreten, jedoch geht der Trend deutlich in Richtung moderne, WLAN-fähige Kassensysteme.

Und das nicht ohne Grund: PC-Kassensysteme oder Tablet-Kassen sind internet­fähig, lassen sich bequem mit verschiedenen Peripherie-Geräten vernetzen und unterstützen Sie mit buch­halterischen Funktionen. Einen schnellen und unkompli­zierten Kassier­vorgang bieten die Geräte natürlich auch und so ermöglichen die Kassensysteme eine effiziente Kommunikation zwischen Küche und Bedienung. Wenn Ihnen der Platz für ein Kassen­system mit mehreren Kompo­nenten fehlt, können Sie auf kompakte Hand­helds zurück­greifen. Trotz ihres schlanken Designs sind die Geräte voll leistungs­fähig und eignen sich besonders als mobile Kassensysteme für Foodtrucks oder mobile Kaffeestände.

Mobile Kassensysteme

Für Betriebe, in denen der Bestell- und Kassier­vorgang nicht nur am stationären POS an der Theke, sondern auch mit mobilen Kompo­nenten am Tisch stattfindet.

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• Schnelle Bestellungs­aufnahme & Abkassieren
• Erweiterbar durch mobile Komponenten (Smart­phone, Tablet, Kartenlesegerät) und/oder Geldlade
• Belegerstellung am Tisch mit mobilem Bondrucker
• Geeignet für: Restaurant, Café, Bar

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Stationäre Kassen

Für Gastronomien mit statio­närem Bestell- und Kassier­vorgang an der Theke, ermöglicht durch PC- oder Tablet-Kassen. Kartenzahlung mit Kartenlesegerät möglich.

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• Bequemes Abkassieren an der Theke
• Einfache Programmierung Ihrer Speise­karten & Tisch­pläne
• Flexibel durch mobile Kompo­nenten (Smartphone, Tablet, Kartenlesegerät) erweiterbar
• Geeignet für: Café, Imbiss, kleine Restaurants

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Handheld

Handhelds sind voll funktions­fähige All-in-one-Kassensysteme. Für (mobile) Gastronomien mit wenig Platz eignen sich die Systeme perfekt.

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• Vollständiges Kassensystem in kompakter Ausführung mit Karten­lesegerät und ggf. Bon­drucker
• 100% Finanzamt­konform
• Bequeme Zahlung von überall
• Geeignet für: Mobile Gastro­nomien wie Foodtrucks, mobile Kaffeestände oder Marktstände

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Flexibel & skalierbar dank modularem Aufbau

Generell sind moderne Kassen­systeme flexibel anpassbar und skalierbar. Dies wird durch den modularen Aufbau der Systeme ermöglicht. Wenn Sie sich beispiels­weise initial für ein stationäres Kassensystem mit Geldlade ohne mobile Komponenten entscheiden, kann dieses aufgerüstet werden, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Wenn Sie sich entscheiden, Ihren Kunden die Bestellungs­aufnahme sowie das Abkassieren am Tisch zu ermöglichen, lassen sich in den meisten Kassen­systemen mobile Komponenten wie Tablet, Smartphone oder Karten­lesegerät integrieren.

Ähnlich verhält es sich mit mobilen Kassensystemen, welche durch eine Geldlade erweitert werden können, um Barzahlungen zu ermöglichen. Somit kann das beste Kassensystem in der Gastronomie für jeden Unternehmer anders aussehen. Unser Tipp: Nehmen Sie unseren kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich in Anspruch, wenn Sie sich noch unsicher sind, welches Kassensystem sich für Ihre Gastronomie eignet.

Auswahl­kriterien für Gastro-Kassensysteme: Darauf sollten Sie achten!

Wenn Sie auf der Suche nach dem besten Kassen­system für die Gastronomie sind, ist ein Vergleich der Anbieter und deren Leistungen unerlässlich. Wichtige Aspekte, die es hierbei zu beachten gilt, haben wir für Sie zusammen­gefasst.

1. Gebühren: Die Nutzungs­gebühren für die Kassensoftware werden in der Regel monatlich entrichtet und variieren von Anbieter zu Anbieter. Hier sollten Sie darauf achten, ob zusätzlich zu der Miete der Software auch noch andere Gebühren anfallen, beispiels­weise eine Einrichtungs­gebühr. Wenn Sie ein mobiles EC-Kartenlesegerät nutzen, sollten Sie darauf achten, welche Kosten mit jeder Transaktion einhergehen.
2. Vertrags­konditionen: Lesen Sie sich die vertraglichen Konditionen genau durch. Wie sind die Kündigungs­fristen? Fallen Gebühren an, wenn Sie den Vertrag vorzeitig beenden? Unser Tipp: Lassen Sie sich nicht auf zu lange Vertrags­laufzeiten ein. Falls sich Ihr Bedarf ändern oder Sie mit dem Service des Anbieters nicht zufrieden sein sollten, sind kurze Laufzeiten praktischer.
3. Funktionen & Leistungen: Erst die individuellen Funktionen machen ein Gastronomie-Kassensystem leistungs­fähig. Hier lohnt es sich, Kassensystem-Anbieter einem Vergleich zu unterziehen. Wichtige Fragen sind unter anderem: Welche Funktionen hat das Kassensystem? Gibt es kosten­pflichtige Funktionen?
4. Finanzamts­konformität: Moderne Kassensysteme entsprechen in der Regel der Kassen­sicherungs­verordnung. Als Gastronom sollten Sie jedoch auf Nummer sicher gehen und sich vergewissern, dass Ihr Kassensystem auch wirklich alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Besonderes Augenmerk sollten Sie hier auf die TSE legen. Wie ist diese in der Kasse integriert? Muss sie zusätzlich erworben werden oder gibt es vielleicht ein TSE-Paket? Wir helfen Ihnen finanzamt­konforme Kassen-Anbieter zu finden und auf Sie zugeschnittene Angebote zu vergleichen.

Funktionen: Das müssen Kassensysteme für die Gastro können

Jeder Tisch ist besetzt, der Raum erfüllt von Stimmen und überall nehmen Kellner Bestellungen auf. Für Gastronomen ein Traum, der nur mit einem leistungsfähigen Kassensystem erfüllbar ist. Welche Funktionen ein Kassensystem in der Gastronomie leistungs­fähig machen, haben wir für Sie zusammen­gefasst.

• Intuitive Bedienung & Funkbonierung
• Bestellungs­aufnahme und Abkassieren am Tisch (ggf. muss hierfür ein mobiles EC-Kartenlesegerät angeschafft werden)
• Offline-Modus (so können Bestellungen am Tisch auch bei schwacher Internet­verbindung aufgenommen werden)
• Tisch­verwaltung (Tische splitten, separieren, zusammenführen + Tischpläne)
• Trinkgeld- und Happy-Hour-Funktion (Hinter­legung der unterschiedlichen Mehrwert­steuersätze)
• Take-Away oder Liefer­service-Funktion
• Rechnungsaufteilung & Kassenbuchbericht
• Unter­stützung vielfältiger Zahlungs­weisen (Bar- und Kartenzahlung)
• Mitarbeiter­verwaltung (Erstellung von Mitarbeiter­profilen)
• Kunden­verwaltung dank CRM
• Sammlung statistischer Daten & Wirtschafts­funktionen
• DATEV-Export für eine vereinfachte Buchhaltung
• Freie Sparten für individuelle Einträge
• Storno- sowie Rabatt-Berichte
• GoBD- und Kassen­sicherungs­konformität der Kasse

Unser Tipp: Überlegen Sie sich vor der Anschaffung eines Kassen­systems genau, welche Funktionen für Sie besonders wichtig sind. Nicht jede Kassen­software wartet zwangs­läufig mit den oben genannten Funktionen auf. Zudem sind nicht alle Funktionen für jeden Gastronomen gleich wichtig. Während für Restaurant-Betreiber die Tisch­zusammen­führung unverzicht­bar ist, können Imbiss- oder Foodtruck-Betreiber damit wenig anfangen. Mit einem kostenlosen Angebots­vergleich helfen wir Ihnen, die beste Kassensystem für Ihre Gastronomie zu finden.

Kosten: Was kostet eine Kasse für die Gastronomie?

Kassen­systeme sind vielfältig. Das heißt zwar, dass jeder Betrieb eine maß­geschneiderte Lösung findet, geht aber auch mit einer großen Preis­spanne für Kassensysteme einher. Die Frage „Wie viel kostet eine Kasse?“ lässt sich für die Gastronomie pauschal daher nicht beantworten.Grob lässt sich sagen, dass ein Kassen­system für die Gastronomie etwa 300 bis 3000 Euro kostet.

Die Preisspanne kommt daher, dass moderne Kassen­systeme häufig aus mehreren Kompo­nenten bestehen. Die meisten Kassen bestehen aus einer Kombination aus Software und Hardware, so auch Tablet Kassen, PC Kassen oder Touch Kassen. Während auf der einen Seite monatliche Kosten für die Software anfallen, muss auf der anderen Seite auch mit Anschaffungs­kosten für die Hardware gerechnet werden. Je nach Bedarf können Tablets, Smart­phones, Scanner, Bondrucker und/oder eine Geldlade angeschafft werden. Sowohl die Art der Software, als auch die Art und Anzahl der gewünschten Zusatz­geräte beeinflussen den Preis eines Kassensystems für die Gastronomie. Zwangs­läufig schlägt so die Anschaffung eines Kassensystems für ein großes Restaurant (mit bspw. mehreren Tablets, Bondruckern und Geldlade) mehr zu Buche, als es die Anschaffung einer stationären Touch Kasse für ein Bäckerei Kassensystem tut.

Wichtig: Kalkulieren Sie die Kosten für die TSE ein. Zwar bieten viele Anbieter von Kassensystem die Miete einer TSE Kasse an, jedoch geht diese oftmals mit zusätzlichen Kosten einher. Unser Tipp: Nutzen Sie unseren kostenlosen Vergleich für Kassen­systeme in der Gastronomie und finden Sie pass­genaue Angebote.

Kassensysteme für die Gastronomie im Kosten-Vergleich

Die Auswahl an Kassensystem-Anbietern ist groß. Zunächst lassen sich branchen­spezifische Angebote von Universal­lösungen unterscheiden. Während beide Optionen allgemeine Funktionen eines Kassensystems - wie bspw. ordnungs­gemäße Kassen­führung und Kassieren - abdecken, leisten nur branchen­spezifische Kassensysteme eine passgenaue Unter­stützung im Gastronomiebereich durch Funktionen wie Funkbonieren, Tischverwaltung & Co. Gastronomen raten wir eher zu einer branchen­spezifischen Lösung. Wir haben einige für die Gastro geeignete Kassensystem-Anbieter einem Vergleich unterzogen. Auch die Möglichkeit unseres kostenlosen Angebots­vergleich möchten wir Ihnen nicht vorenthalten.

ready2order

Als Kassen­system, welches speziell für Gastronomen entwickelt wurden, punktet die Kassen­software des Wiener Unter­nehmens ready2order mit entsprechend vielen nütz­lichen Funktionen. Mit Funk­bonieren, Tischplänen und der Option zum Außer-Haus-Verkauf eignet sich der Anbieter für viele Gastronomie-Betriebe.

Orderbird

Auch das Berliner Unternehmen orderbird hat mit orderbird PRO eine iPad Kasse auf den Markt gebracht, welche branchen­spezifisch auf die Gastronomie zugeschnitten ist. Mit dem mobilen orderbird Kassensystem sorgt der Anbieter für leistungs­fähige Unter­stützung für Cafés, Restaurants oder Imbisse.

Lightspeed

Das Lightspeed Kassensystem (ehemals Gastrofix) auf iPad-Basis wurde eigens für die Gastronomie entwickelt. Lightspeed bietet maß­geschneiderte Lösungen für nahezu alle Gastronomie­bereiche, darunter Café, Bar und Restaurant ebenso wie Foodtrucks, Kantinen oder Schnell­restaurants.

Kauf, Miete oder Leasing?

Ganz egal, ob Sie einen Gastronomie­betrieb neu gründen oder als erfahrener Gastronom Ihr Kassensystem aufrüsten wollen - eine neue Kasse geht immer mit einer finanziellen Investition einher. Bei vielen Anbietern können Sie deshalb Ihr Kassen­system mieten oder leasen. Während die Soft­ware für das Kassen­system im Jahres- oder Monats-Rhythmus gemietet werden kann, kann die Hardware je nach Anbieter gekauft, gemietet oder geleast werden.

Viele Anbieter von Kassen­systemen bieten neben der Kassensoftware auch direkt die passende Hardware an, so beispiels­weise ready2order oder LocaFox. Als Alternative zum Kauf bietet ready2order hier einen Ratenkauf mit 0% Finanzierung an. Unser Tipp: Fragen Sie nach, welche Finanzierungs­formen die Kassen-Anbieter im Angebot haben. Oftmals gibt es hier neben dem Kauf alternative Finanzierungs­optionen, welche auf der Webseite nicht direkt ersichtlich sind. Wenn Sie sich für eine Tablet Kasse entscheiden, bieten Unternehmen wie lendis oder fonlos die Option, Tablets für Ihre Mitarbeitenden zu mieten. Auf diesen kann die Kassen­software dann unkompliziert installiert werden. Gerade bei Neu­gründungen oder Filial-Expansionen kann dies eine gute Lösung sein.

Kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie?

Kassensystem

Kostenlose Kassensysteme für die Gastro

Ein kostenloses Kassensystem für Ihre Gastronomie - eine gute Idee?

Kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie - jetzt informieren!

Ein kostenloses Kassensystem für die Gastronomie klingt fast zu gut um wahr zu sein. Zwar gibt es einige Anbieter wie HelloCash, Zettle oder Order Sprinter, die mit kosten­losen Kassen­systemen werben, jedoch sollten diese Angebote mit Vorsicht betrachtet werden - oft gibt es bei genauer Betrachtung dann doch (versteckte) Kosten. Während Basis-Funktionen der Kassen­systeme de facto kostenlos sind, fallen zum Beispiel Kosten für Zusatz­funktionen an. So müssen Funktionen wie Funkbonieren, Tischverwaltung & Co. oft bezahlt werden. Auch können Updates der Software oder der Support durch den Anbieter kosten­pflichtig sein. Da es jedoch gerade die Zusatz­funktionen sind, welche ein Kassensystem zu einem leistungs­fähigen und verlässlichen Unterstützer machen, raten wir Ihnen von der Anschaffung eines kostenlosen Kassen­systems ab. Auch ein kostenloser Support ist in Problem­fällen nicht zu unterschätzen - denn Störungen der Kasse bedeuten schnell Umsatz­ausfälle. Wenn Sie sich noch unsicher sind, welches Kassensystem sich für Ihre Gastronomie eignet, steht Ihnen unser kostenloser Angebots­vergleich zur Seite.

Welche Kasse eignet sich für welche Gastronomie? 3 Beispiele

Die Suche nach einer passenden Kasse für die Gastronomie kann sich mitunter schwierig gestalten: unterschied­liche Hard­ware, eine große Auswahl an Software und dazu noch Angebote, die oftmals alles andere als gut verständlich und trans­parent gestaltet sind. Wir skizzieren Ihnen drei mögliche Optionen für eine Kassensoftware inklusive passender Hardware für Gastronomien mit Tischbetrieb, reinem Thekenbetrieb und mobile Gastro.

Rechtliche Anforderungen an Gastro-Kassensysteme

Seit Januar 2020 ist die Kassen­sicherungs­verordnung in Kraft, womit sich die gesetzlichen Anforderungen an Kassen­systeme geändert haben. Mit der Verabschiedung des Gesetzes - abgekürzt auch KassenSichV genannt - soll eine steuer­konforme Abrechnung garantiert und die Unterschlagung von Einnahmen (bspw. durch Schwarz­geld) unterbunden werden. Die Verordnung ist eine Erweiterung der GoBD und gilt als Folge der Digitalisierung. Dabei bringt sie einige Änderungen für Kassenbetreiber mit sich, wobei diese vor allem die Sicherheit der Kasse vor Manipulation zum Ziel haben. Wir haben die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst.

Beachten Sie, dass Verstöße gegen die eingeführten Pflichten als Ordnungs­widrigkeiten geahndet werden und mit harten Strafen vom Finanzamt einher­gehen können. Zudem sind zwei Besonderheiten zu berück­sichtigen: Zum einen sind offene Ladenkassen von der Belegaus­gabepflicht befreit. Für Registrierkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, wurde ein Moratorium eingeräumt: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und nicht nach den Standards der KassenSichV aufrüstbar sind, durften nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Seit dem muss zwingend die Anschaffung einer finanzamt­konformen Kasse erfolgen. Unser Tipp: Nehmen Sie unseren Angebotsvergleich in Anspruch. Alle von uns verglichenen Anbieter sind zu 100% finanzamt­konform.

Welche Zahlungs­weisen bevorzugen die Deutschen?

Die Deutschen lieben ihr Bargeld. Ein Vorurteil, das sich nicht nur seit Jahren hartnäckig hält, sondern sich auch über die Jahre hinweg immer wieder bewahr­heitet hat. Seit ein paar Jahren lässt sich doch ein stetiger Wandel der Zahlungs­arten in Deutschland beobachten. Während sich Bargeld immer noch großer Beliebt­heit erfreut, sind vor allem kontaktlose Zahlungs­weisen auf dem Vormarsch. So zeigt die EHI-Studie „Zahlungssysteme im Einzelhandel 2022“, dass Transaktionen in Bar deutlich zurückgegangen sind. So hat sich der Anteil der Karten­zahlung im stationären Handel 2021 auf knapp 60% erhöht.

Bar kauften nur noch knapp 40% ein. An dieser Entwicklung ist zwar die Corona-Pandemie nicht ganz unschuldig, jedoch schätzen Kunden auch zunehmend die Flexibilität und Unkompliziert­heit der kontaktlosen Bezahl­methoden. Allgemein ist es ratsam, Ihren Kunden das Bezahlen so bequem und unkompliziert wie möglich zu gestalten, also möglichst vielfältige Zahlungs­weisen anzubieten. Wir raten Ihnen dazu, neben Barzahlung auch Karten­zahlung anzubieten, beispielsweise durch mobile EC-Kartenlesegeräte. Auf diese Weise ermöglichen Sie Ihren Gästen volle Flexibilität und laufen nicht Gefahr, Kundschaft aufgrund von nicht angebotenen Zahlungs­weisen zu verlieren. Die Kosten der Karten­zahlung für Händler sind übrigens über­schaubar, wie Sie in unserem entspre­chenden Artikel nach­lesen können.

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