Kassensysteme für Bäckereien: Alle Infos & Kosten

Kassensysteme für den Einzelhandel gibt es viele, eigens auf die Bedürfnisse von Bäckereien ausgerichtet jedoch nur wenige. Für die Betriebe macht dies die Suche nach einem geeigneten Kassensystem umso schwieriger. Erfreulicherweise bietet der Markt dennoch einige Möglichkeiten. Vereinzelt finden sich Anbieter, die eine spezielle Kassensoftware für Bäckereien anbieten. Alternativ lassen sich Kassensysteme für den Einzelhandel auf die besonderen Bedürfnisse von Bäckereien anpassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, um welche Anbieter es sich handelt – und mit welchen Funktionen und Kosten Sie rechnen können.

Welche Funktionen brauchen Kassensysteme für die Bäckerei?

Bevor wir uns dem Vergleich der verschiedenen Anbieter für Bäckerei-Kassensysteme widmen, werfen wir zunächst einen Blick darauf, über welche besonderen Funktionen ein Kassensystem für Bäckereien verfügen sollte. Nur wenn diese Punkte gegeben sind, ist ein reibungsloser Ablauf im Geschäftsalltag möglich. Mit einem kostenlosen und unverbindlichen Anbietervergleich helfen wir Ihnen, das passende Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden.

Preisflexibilität: Ein Kassensystem für Bäcker sollte ein Anpassen der Preise ermöglichen, denn insbesondere durch Preisveränderungen auf dem Markt können die Rohstoffe für Backwaren rasch teurer oder günstiger werden. Aber auch Ware, die spät am Abend zum reduzierten Preis verkauft wird, muss vom System erkannt werden. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Der Preis kann im Kassensystem mit wenigen Handgriffen verändert werden oder es lässt sich leicht ein Rabatt einpflegen, um einen gewissen Betrag vom regulären Preis abzuziehen.
Pfand-Funktion: Viele Bäckereien bieten zusätzlich zum Verkauf von Backwaren auch den Vertrieb von Getränken an. Ist dies der Fall, so muss auch das Pfand zurückgenommen werden. Hierfür sollte das Kassensystem für Bäcker eine entsprechende Option bereithalten.
Mehrwertsteuersätze: Abhängig davon, ob Kunden die Backwaren vor Ort verzehren oder mitnehmen möchte, fallen unterschiedliche Mehrwertsteuersätze an. Ein Kassensystem für Bäcker sollte zwischen In-Haus und Außer-Haus-Verkäufen variieren können.
Hygiene: Wichtig bei Kassensystemen für Bäcker ist die Hygiene. Empfindliche Kassensysteme lassen sich in einer Bäckerei nur begrenzt einsetzen, denn oft befindet sich das Kassensystem unweit der Auslage. Es lässt sich nur schwer sicherstellen, dass das Kassensystem nicht in Kontakt mit Mehl, Fett, Zucker oder Glasuren kommt – daher sollte die Kassensoftware für Bäcker auch hygienisch den Anforderungen der Bäckerei gerecht werden.
Mitarbeiter-Regelungen: Arbeitet mehr als eine Person in der Bäckerei bzw. im Verkauf, so sollte für jeden Angestellten ein eigener Bereich im Kassensystem eingeteilt werden. Auf diese Weise lässt sich leicht überprüfen, welche Abrechnung durch welchen Mitarbeiter erfolgt ist. Auch lässt sich so nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welchen Verkauf getätigt hat.
Produktinformationen: Ob Kuchen, Brot oder Gebäck - Inhaltsstoffe, die allergische Reaktionen auslösen können, müssen gekennzeichnet werden. Viele Kassensysteme für die Bäckerei bieten die Möglichkeit Produktinformationen im System zu hinterlegen. So können Mitarbeitenden den Kunden schnell und unkompliziert mitteilen, ob und welche Allergene in Backerzeugnissen enthalten sind.
DATEV-Datenexport: Um Ihnen die Steuererklärung zu erleichtern, sollte Sie darauf achten, dass das Kassensystem für Ihre Bäckerei die Möglichkeit zum DATEV-Datenexport unterstützt.
Analysefunktionen: Viele Kassensysteme sind mit Reporting-Funktionen ausgestattet. So können Sie schnell und einfach überprüfen, ob sich ein Produkt wirklich „wie geschnitten Brot “verkauft und ggf. Anpassungen in Ihrem Sortiment vornehmen.

Kassensystem Bäckerei: Frau überreicht Tüte

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Sind Kassensysteme für Bäckereien konform mit dem Finanzamt?

Im Jahr 2017 hat der Gesetzgeber feste Vorschriften für Kassensysteme hinterlegt, von denen auch Bäckereien betroffen sind. Die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme werden in den GoBD festgehalten, den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wenn Sie ein Kassensystem für Bäckereien kaufen oder leasen möchten, sollten Sie daher unbedingt einen Blick darauf werfen, ob diese Anforderungen erfüllt sind. Die meisten Hersteller werben bereits mit einem GoBD-konformen Kassensystem, sodass dies auf den ersten Blick erkennbar ist. Auch eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) muss laut der Kassensicherungsverordnung in allen Kassensystemen für Bäckereien vorhanden sein, damit diese im Geschäftsalltag eingesetzt werden dürfen. Die von uns verglichenen Anbieter für Kassensysteme sind alle GoBD- und kassensicherungskonform.

E-Bons: Die umweltbewussten Kassenbons

Die Belegausgabepflicht schreibt vor, dass bei jedem Kassiervorgang einer digitalen oder elektronischen Kasse ein Kassenbon ausgegeben werden muss. Digitale Kassenbons, sogenannte E-Bons, bieten eine umweltfreundliche und papiersparenden Alternative. Im Vergleich zu einem gedruckten Kassenbon wird ein QR-Code auf dem Bildschirm des Kassensystems angezeigt. Wenn Kunden einen Kassenbon wünschen, kann dieser bequem mit dem Smartphone gescannt werden und ist digital verfügbar. Ähnlich wie bei einem gedruckten Kassenbon ist das Scannen einen QR-Codes anonym, es werden also keine Daten an die Bäckerei weitergegeben. Eine Win-Win-Situation für Kundschaft und Bäcker: den Kunden wird eine digitale Abrufung des Kassenbons ermöglicht, während die Bäckerei Papier einspart und trotzdem finanzamtkonform handelt. Auch ein Verschicken des Kassenbons per E-Mail ist denkbar. Dies kostet jedoch einiges an Zeit, da Kunden erstmal ihre E-Mail-Adresse eintragen müssen. Aus diesem Grund ist ein E-Bon auf Basis eines QR-Codes empfehlenswerter.

Was kostet ein Kassensystem für Bäckereien?

Wie hoch die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Kassensystem ausfallen, hängt immer von den benötigten Funktionen ab. Grundsätzlich gilt: Je mehr Funktionen Sie benötigen, desto teurer ist die Kassensoftware in der Anschaffung. Aber auch hier gibt es natürlich Ausnahmen. Unser Anbietervergleich hilft Ihnen das passende Kassensystem für Ihre Bäckerei zu finden.

Kassen im Preis-Check!

Sie beschreiben Ihren Bedarf, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote

Angebotsvergleich

Einige Kassensysteme werden einmalig erworben und können im Anschluss auf unbegrenzte Zeit genutzt werden. Hier muss man mit Kosten im mittleren dreistelligen bis niedrigen vierstelligen Bereich rechnen. Muss ebenfalls die dafür benötigte Hardware angeschafft werden, wie ein Kassenterminal mit Kassenlade. Aus diesem Grund fallen die Kosten oft höher aus. Die Preise für ein Kassenterminal mit Kassenlade liegen zwischen 800 und 1200 Euro. So schlägt das Kassenterminal readyMax von ready2order mit 996 Euro zu Buche, während das Terminal von SP-551 von PARTNER-Tech etwa circa 1280 Euro kostet. Ebenfalls sollte man bedenken, dass auch die Kartenzahlung in Bäckereien immer mehr vom Kunden gewünscht wird. Hier fallen weitere Kosten für das Kartenlesegerät an, das mit dem Kassensystem für Bäckereien verbunden werden muss. Zusätzlich benötigen Sie einen Bondrucker, mit dem Sie Belege ausdrucken können. Entscheidet man sich für ein monatliches Abonnement für die Kassensoftware, kostet dieses im Schnitt zwischen 30 Euro und 50 Euro pro Monat. Dabei handelt es sich lediglich um die üblichen Grundfunktionen. Wer mehr Leistung wünscht, muss auch mit höheren Kosten rechnen. Unser Tipp: Achten Sie beim Kauf oder Leasing eines Kassensystems auch auf eventuelle Service-Pauschalen. Kommt es zu technischen Problemen oder Ausfällen der Software, hilft Ihnen der Kundenservice womöglich nur gegen zusätzliche Zahlungen weiter. Dies sollte in die Kostenrechnung bereits einkalkuliert werden.

Eignet sich ein iPad-Kassensystem für die Bäckerei?

Tablet-Kassen, wie iPad Kassensysteme, sind leistungsstarke Kassensysteme, welche vor allem mit ihrer Kompaktheit und leichten Bedienbarkeit punkten. Während iPad-Kassensysteme oftmals in der Gastronomie zum Einsatz kommen, ist von dem Einsatz von Tablet-Kassensystemen in Bäckereien abzuraten. iPad-Kassensysteme sind empfindlich und so können Wasserspritzer, Reste von Glasuren oder Krümel die Funktionalität des Tablets beeinträchtigen. Wir raten Ihnen daher von der Verwendung eines iPad-Kassensystems in Bäckereien ab und empfehlen die Verwendung eines staub- und spritzwassergeschütztem Kassensystems.

Welche Anbieter von Kassensystemen gibt es für Bäckereien?

Auf dem Markt bieten verschiedene Hersteller Kassensysteme und Kassensoftware für Bäckereien an. Während einige Kassensysteme inklusive der benötigten Hardware angeboten werden, setzen andere Hersteller auf das reine Angebot einer Software, sodass das Kassensystem vor Ort von Ihnen selbst angeschafft werden muss. Wir haben einige der bekanntesten Anbieter für Kassensysteme sowie deren Preise verglichen und dabei auch die individuellen Bedürfnisse von Bäckereien berücksichtigt:

Kassensysteme von Vectron

Die Kassensysteme von Vectron überzeugen mit Qualität, einer zehnjährigen Garantie und im Problemfall mit raschen Lösungen durch ein Netzwerk an Servicetechnikern. Diese Serviceleistungen wollen auch bezahlt werden: Wenn Sie sich ein Vectron Kassensystem für die Bäckerei anschaffen möchten, müssen Sie mit Kosten von mehreren tausend Euro rechnen. Alternativ bietet Vectron die Möglichkeit, ein Kassensystem für Bäcker zu leasen. Das ermöglicht Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität: Kommen neuere und modernere Kassensysteme auf den Markt, können Sie Ihr Modell austauschen. Das gilt auch, wenn der Gesetzgeber neue Regelungen zu finanzamtkonformen Kassensystemen erlässt. Die Vectron-Kassensysteme lassen sich mit verschiedenen Programmen verbinden und können so auf die Bedürfnisse Ihres Betriebs angepasst werden. Selbstverständlich gehören auch Backprogramme zum Angebot des Herstellers, sodass sich das Vectron-Kassensystem für Bäckereien gut nutzen lässt. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Payment-Terminals direkt zum Kassensystem zuzubuchen – damit vor Ort in Ihrer Bäckerei künftig auch bargeldloses Bezahlen und Kartenzahlung möglich sind.

Kosten

Vectron hat vielfältige Kassensysteme im Angebot. Die Kasse POS 7, welche ideal für Bäckereien ist, ist beispielsweise ab 3.598 Euro erhältlich. Hinzu kommen etwa 225 Euro für die Kassensoftware „Vectron Commander“. Kassensysteme von Vectron können ebenfalls geleast werden, wobei sich die Leasingraten je nach Modell des Kassensystems unterscheiden.

Kassensysteme von ADDIPOS

Auch das Unternehmen ADDIPOS bietet ein Kassensystem für Bäcker an, die genau auf die gesonderten Bedürfnisse eines solchen Betriebs angepasst werden können. Das Standard-Modul umfasst alle grundlegenden Anforderungen an ein Kassensystem für den Einzelhandel, während durch verschiedene Erweiterungsmodule auch zahlreiche Zusatzfunktionen ermöglicht werden. Besonders für Bäckereiketten ist das ADDIPOS Kassensystem von Vorteil, da über das „Zentrale“-Modul eine Steuerung aller im Unternehmen befindlichen Bäckereien möglich ist. Die Kosten variieren, je nachdem, ob Sie die ADDIPOS-Software oder ein Komplett-System buchen.

Kosten

Der monatliche Mietpreis für die ADDIPOS-Software beträgt 39 Euro. Zuzüglich fällt eine Set-Up-Gebühr an. ADDIPOS bietet außerdem ein Komplett-Paket mit Kassenterminal, Bondrucker und einer Schulung zur Miete an, welches monatlich mit 99 Euro zu Buche schlägt. Auch hier fällt eine Set-Up-Gebühr an.

Kassensysteme von QUORiON

Wenn Sie vor allem Wert auf Sauberkeit und Hygiene legen, sollten Sie einen Blick auf die QUORiON Kassensysteme für Bäckereien werfen. Die besonders widerstandsfähigen Modelle arbeiten ohne Lüfter, sodass Schmutz, Staub und andere Verunreinigungen nicht in das Kassensystem eindringen können – und damit sind die QUORiON Kassensysteme die ideale Wahl für Bäckereien. Auch die Tastatur des Kassensystems kann auf Wunsch mit einer Schutzfolie überzogen werden, um so die Hygiene sicherzustellen. QUORiON Kassensysteme haben sich auf die Verwendung in Bäckereien spezialisiert und werden sowohl von Einzelbäckereien, Familienbäckereien als auch großen Bäckerei-Ketten verwendet. Um das bargeldlose Bezahlen in Bäckereien sicherzustellen, bietet QUORiON zusätzliche Ausstattungsmöglichkeiten, die sich nicht nur auf die Software beschränken, sondern auch direkt die passende Hardware dazu liefern. Auch hier müssen zusätzlich gebuchten Funktionen gesondert gezahlt werden.

Kosten

Auch die Firma QUORiON hat mehrere Kassensysteme im Angebot. Für Bäckereien eignet sich beispielsweise die Touchkasse „Invictus“, welche ab 2.710 Euro zu erwerben ist. Hinzu kommen hier Kosten für die Kassensoftware QBC, welche als Cloud-Lösung verfügbar ist.

Kauf, Miete und Leasing von Kassensysteme für Bäckereien

Neben der Option für Ihre Bäckerei ein Kassensystem zu kaufen, ermöglichen viele Anbieter auch die Miete oder das Leasing von Kassensystemen. Während beim Kauf direkt der Gesamtpreis für das Kassensystem fällig wird, erfolgt die Bezahlung in Miet- oder Leasingmodellen durch monatliche Raten. In Mietmodellen bleibt die Eigentümerschaft des Kassensystem beim Anieter, wobei Sie sich durch die Zahlung der monatlichen Raten ein Nutzungsrecht erhalten. Im Gegensatz dazu ermöglicht die Zahlung der monatlichen Leasing-Raten es Ihnen, das Kassensystem nach und nach zu kaufen - und das bilanzneutral. In Leasingfällen bleibt hier der Leasinggeber der Eigentümer des Gerätes. Dies führt dazu, dass das Kassensystem nicht in Ihrer Unternehmensbilanz auftaucht, wodurch Leasing bilanzneutralund liquiditätsschonend ist. Zudem lassen sich die anfallenden Leasing-Raten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wir haben die Unterscheide von Kauf, Miete und Leasing kompakt für Sie zusammengefasst.

	Kauf	Miete	Leasing
Eigentümer	Käufer	Anbieter	Anbieter
Kosten	einmalig	monatlich	monatlich
Wartung & Defektrisiko	Käufer	Vermieter	Leasingnehmer
Vertragsbindung	keine	3 bis 6 Monate	2 bis 3 Jahre
Zielgruppe	privat & gewerblich	gewerblich	gewerblich

Kassensysteme für Bäckereien: diese Aspekte sollten Sie beachten

Ein Kassensystem ist eine zentrale Ausstattung für jede Bäckerei und sollte Sie auch in stressigen Zeiten nicht im Stich lassen. Wir haben die wichtigsten Aspekte, die es bei einem Kassensystem für die Bäckerei zu beachten gilt, für Sie zusammengefasst:

Checkliste: diese Aspekte sollten Bäcker bei dem Kauf eines Kassensystems im Blick haben

Software und Hardware: Benötigen Sie ein komplettes Kassensystem oder eine Kassensoftware? Zudem sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie Ihren Kunden auch eine mobile Zahlung ermöglichen. Ein mobiles Kassensystem ist besonders in Bäckereien mit angeschlossenen Café sinnvoll.
Staub- und Spritzwasserschutz: Um ein hygienisches Abkassieren zu ermöglichen, sind viele Kassensysteme für Bäcker staub- und spritzwassergeschützt. Bei der Anschaffung eines Kassensystems für die Bäckerei sollten Sie beachten, dass dies der Fall ist.
Intuitive Bedienung: Im stressigen Zeiten muss es in der Bäckerei schnell gehen. Eine intuitive Bedienung des Kassensystems spart Zeit, reduziert Fehler und Stress und erleichtert die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden.
Zahlungsmöglichkeiten: Die Zeiten, wo in der Bäckerei nur Barzahlung angeboten wurde, sind vorbei. Viele Kunden greifen heutzutage gerne auf die Kartenzahlung beim Bäcker zurück. Dementsprechend sollten Sie neben der Zahlung mit Bargeld auch die Zahlung per Karte und Smartphone ermöglichen. Dies ist mit allen NFC-fähigen Kassenterminals möglich.
Onlinefunktion: Achten Sie darauf, dass das Kassensystem onlinefähig ist. Hiermit gehen viele Vorteile einher, wie die nahtlose und unkomplizierte Speicherung von Daten.
Platz: In Bäckereien steht die Präsentation von Waren im Vordergrund. Dementsprechend gering ist der vorhandene Platz. Hier lohnt es sich, ein kompaktes Kassensystem zu wählen. Unser Tipp: messen Sie, wie viel Platz das Kassensystem in Ihrer Bäckerei maximal einnehmen darf und vergleichen Sie das mit den Größenangaben des Herstellers.
Vertragspartner: Wenn Sie sich für das Leasing eines Kassensystem entscheiden, ist es wichtig zu wissen, dass Sie als Leasingnehmer die Kosten für anfallende Reparaturen tragen. Hier lohnt sich ein Blick in die Vertragsunterlagen: ist eine Vertragswerkstatt vorgeschrieben oder können Sie die Reparaturen von einem Fachmann Ihres Vertrauens durchführen lassen?
Kundenservice: Der Ausfall des Kassensystems in einer Bäckerei bedeutet den Verlust von Umsatz. Bei der Auswahl des passenden Kassensystems lohnt es sich darauf zu achten, dass der Kundenservice des Anbieters gut erreichbar ist, um im Notfall schnell handeln zu können.

Fazit: Kassensysteme für Bäckereien im direkten Vergleich

Jeder Hersteller setzt bei seinen Kassensystemen auf individuelle Vor- und Nachteile. Hier den Überblick zu behalten ist schwierig – und genau deswegen haben wir uns für Sie genauer mit den gängigen Kassensystemen für Bäckereien auseinandergesetzt und die verschiedenen Funktionen, Preise und Möglichkeiten für Sie miteinander verglichen. Unser Tipp: Vergleichen Sie Angebote, um das passenden Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden - kostenlos, unverbindlich und transparent.