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FAQ Kassen­systeme: Alle Antworten auf Ihre Fragen

All­gemeines


Moderne Kassen­systeme sind die Nach­folger elektro­nischer Registrier­kassen. Sie setzen sich aus Hard­ware und einer Kassen­software zusammen: Auf einem oder mehreren End­geräten, z. B. Tablet, PC, Kassen­terminal oder Smart­phone, läuft ein Kassen­programm. Weitere Geräte, wie ein Bon­drucker, Barcode­scanner, Kassen­lade oder Karten­lesegerät, machen das Kassen­system komplett. Neben der Kassier­funktion verfügen Kassen­systeme über viele weitere Funktionen, z. B. ein Waren­wirtschafts­system, Buch­haltungs- oder Verwaltungs­funktionen.

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Eine Registrier­kasse verfügt im Ver­gleich zu modernen Kassen­systemen über einen begrenzten Leistungs­umfang: Sie ist in der Regel auf das Erfassen von Zahlungen an einer Kassen­theke beschränkt. Ein modernes Kassen­system zeichnet sich durch einen deut­lich größeren Leistungs­umfang aus und ist überaus flexibel: Es setzt sich aus einer Kassen­software und frei wähl­baren End­geräten zusammen.

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Eine offene Laden­kasse ist eine Kasse ohne technische Aus­stattung. Ihre Bedienung läuft rein manuell ab und es können nur Bargeld­zahlungen an­genommen werden. Da die Kasse keine Daten auf­zeichnet, muss auch das Kassen­buch selbst geführt werden. Eine offene Laden­kasse besteht beispiels­weise aus einer Kassen­schublade oder einer Geld­kassette.

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POS steht für Point of Sale, also der Punkt, an dem ein Kauf ab­geschlossen wird. Jedes moderne Kassen­system ist ein POS Kassen­system.

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Mobile Kassen­systeme sind kompakte All-in-one-Kassen­systeme (auch Hand­helds genannt) und damit überall einsetz­bar: Perfekt für Märkte, Hand­werker, Außer-Haus-Besuche oder das Kassieren am Platz. Sie sind nur etwa so groß wie ein Smart­phone. Bon­drucker, Barcode­scanner und Karten­leser sind fest in den Geräten verbaut. Tablet- und iPad-Kassen können zwar auch mobil verwendet werden, sind aber auf weitere stationäre Geräte (Bon­drucker, Scanner, Karten­lesegerät) an­gewiesen. Sie sind streng genommen daher keine mobilen Kassen­systeme, sondern Kassen­systeme mit mobilen Kom­ponenten. Stationäre Kassen hingegen erlauben nur einen orts­festen Kassier­vorgang, in der Praxis meist an einer Kassen­theke.

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Ein Cloud Kassen­system ermög­licht die Ver­netzung und parallele Nutzung ver­schiedener End­geräte mit der Kassen­software, da diese - wie der Name sagt - in einer Cloud ge­speichert ist. Eine cloud­basierte Kasse ist somit von mehreren Stand­orten verwend­bar und äußerst flexibel.


Der Markt von Kassen­system-An­bietern ist riesig. Weit ver­breitet sind unter anderem ready2order, Tillhub, Light­speed oder Vectron. Viele Anbieter haben ihre Kassen­systeme auch auf eine spezielle Branche angepasst. In unserem großen Kassen­system-Vergleich stellen wir 17 beliebte Kassen­system-Anbieter detailliert gegen­über.

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Funktionen


Der Funktions­umfang moderner Kassen­systeme geht weit über das Kassieren hinaus. DATEV-Exporte, die Erstellung von Statistiken, Waren­wirtschaft, flexible Zahlungs­arten oder Kunden­management sind wichtige Funktionen, die jedes gute Kassen­system heutzutage haben sollte.

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Moderne Kassen­systeme sind skalier- und an­passbar. Kassen­software kann i.d.R. nach Wunsch mit Zusatz­funktionen ergänzt und so perfekt an Ihre Be­dürfnisse an­gepasst werden. Auch die Hard­ware-Komponenten können Sie im Normal­fall selbst zusammen­stellen und individuell erweitern. Neue Mit­arbeitende, Filialen oder Produkte sind somit für Kassen­systeme kein Problem.

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Mit einer stetigen Internet­verbindung sind Sie auf der sicheren Seite. Die meisten modernen Kassen­systeme laufen aller­dings auch offline reibungs­los - oder zu­mindest mit ein­geschränktem Funktions­umfang - weiter.


Die Möglich­keit, ein Kassen­system mit Ihrem Online-Shop zu ver­binden, ist grund­sätzlich gegeben. So haben Sie alle Daten gesammelt im Blick. Jedoch ist es abhängig vom jeweiligen Anbieter, ob diese Funktion bereit­gestellt wird oder nicht.


Moderne Kassen­systeme bieten flexible Zahlungs­arten an - von Bar, über Karten­zahlung und Rechnung bis zu kontakt­losem Be­zahlen mit Smart­phone oder Smart­watch.


In fast jedes Kassen­system lässt sich ein Karten­lesegerät inte­grieren. Je nach An­bieter können Sie dieses kaufen oder mieten. Wichtig ist die Kom­patibilität zwischen Karten­lesegerät und Kassen­system, darüber hinaus ist die In­stallation kinder­leicht: Sie müssen das Karten­lesegerät lediglich mit Strom und Internet verbinden. Die Ein­richtung wird i.d.R. zuvor vom Anbieter übernommen. Details dazu finden Sie in unserem Ratgeber „Karten­zahlung anbieten: Zahlungs­möglich­keiten im Über­blick“.

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Wenn Sie Karten­zahlung anbieten, ent­stehen Einmal-, monat­liche Fix- und variable Kosten. Teil­weise sind die Kosten an Trans­aktionen gebunden, wobei sie bei EC- und Kredit­karten unter­schied­lich hoch sind. Die Karten­zahlung-Kosten für Händler sind höher als bei Bargeld­zahlung, ihr Anteil am Kauf­betrag ist jedoch häufig geringer.

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Anschaffung


Die Kosten für ein Kassen­system differieren stark. Sie hängen vom Funktions­umfang, Technik und End­geräten ab. Neben ein­maligen Anschaffungs­kosten kommen häufig monat­liche Fix­kosten hinzu. Die Kosten­spanne einer Kassen­software beläuft sich bspw. von 0-200 Euro monat­lich. Hard­ware-Komponenten sind i.d.R. deutlich teurer: Eine Kassen­schublade kostet Sie ca. 40-140 Euro, das Kunden­display C11 POS 7 inkl. Gelenk von Vectron gibt es für knapp 417 Euro. Spezifische Preis­beispiele finden Sie in unserem Rat­geber „Wie viel kostet eine Kasse?“.

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Ver­einzelte An­bieter haben auch kosten­lose Kassen­systeme im Port­folio, in denen aller­dings oftmals nur die Basis­funktionen ent­halten sind. Zudem ist die Be­dienung häufig nicht einfach oder mit Werbung gespickt und recht­liche Vor­gaben werden ggf. nicht erfüllt. In der Gastro­nomie finden Sie einzelne gute An­gebote, die wir für Sie in unserem Rat­geber „Kosten­lose Kassen­systeme für die Gastro­nomie“ zusammen­gefasst haben.

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Wie viel kostet eine Kasse?


Ein Kassen­system zu mieten - im Sinne eines monat­lichen Abo­modells bei einem Cloud-Kassen­anbieter (SaaS) - oder zu leasen, zahlt sich besonders für Neu­gründer oder kleinere Unter­nehmen aus. So können Sie von den Funktionen eines modernen Kassen­systems pro­fitieren, ohne direkt eine große In­vestition tätigen zu müssen.


Ver­steckte Kosten lauern fast überall, sind aber ab­hängig vom An­bieter. Häufig sind es Kosten für die Hot­line des An­bieters oder den Versand, die über­sehen werden. Achten Sie darauf, ob die für Sie not­wendigen Funktionen im Miet-Modell vor­handen sind und ob zusätz­liche Ge­bühren ab einer bestimmten Benutzer- oder Geräte­anzahl an­fallen, um über­raschende Kosten zu ver­meiden.

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Branchen


Kurz gesagt: Ja. Viele An­bieter haben ihre Kassen­systeme so ent­wickelt, dass sie an die An­forderungen ver­schiedener Branchen an­passbar sind. Einige An­bieter haben sich auch voll und ganz einer bestimmten Branche ver­schrieben und ihre Soft­ware und Hard­ware auf diese zu­geschnitten.

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Gastro­nomie Kassen­system
Einzel­handel Kassen­system
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Klein­unternehmer Kassen­system
Kosmetik Kassen­system
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Kiosk Kassen­system
Hof­laden Kassen­system
Apotheken Kassen­system
Floristik Kassen­system
Kfz-Werk­statt Kassen­system
Fitness­studio Kassen­system


Es gibt zahl­reiche branchen­spezifische Kassen­systeme für die Gastro­nomie, z.B. order­bird, Light­speed oder Vectron. Welches das Beste für Sie ist, hängt von Ihrem Betrieb und seinen An­forderungen ab. In unserem Rat­geber „Welches Kassen­system für die Gastro­nomie?“ finden Sie alle wichtigen Infor­mationen.


Für mobile Unter­nehmen eignet sich ein mobiles Kassen­system, aus­gestattet bspw. mit Tablet oder Smart­phone. Als mobil agierendes Unter­nehmen, wie Food-Trucks oder Imbisse, sollte Ihr Kassen­system offline­fähig sein.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
POS Kassen­system
Tablet Kassen­system
iPad Kasse


Ein Kassen­system speziell für Klein­unter­nehmer wurde noch nicht ent­wickelt. Um Ihnen möglichst viel Aufwand im Arbeits­alltag ab­zunehmen, eignet sich ein Kassen­system mit digitalem Kassen­buch, Erstellung von Statistiken, Waren­wirtschaft und auto­matischer Buch­haltung.

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Wie viel kostet eine Kasse?
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Offene Laden­kasse
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Ja. Mit einem Cloud Kassen­system können Sie mehrere Geräte standort­unabhängig mit einer Soft­ware verbinden. Die meisten Kassen­systeme bieten zudem filial­verwaltende Funktionen an, mit denen Sie Daten teilen, Waren­bestände über­prüfen oder Leistungen ver­gleichen können.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Einzel­handel Kassen­system
Bäckerei Kassen­system
Fitness­studio Kassen­system

Hard- und Soft­ware


Eine Kassen­software be­zeichnet ein Pro­gramm, mit dem die grund­legenden Funktionen einer Kasse - wie Bon­drucker oder Kassen­lade - gesteuert werden. Eine moderne und gute Kassen­software er­möglicht neben der Steuerung des Kassier­vorgangs auch eine einfache Ab­wicklung aller Waren­eingänge, aufschluss­reiche Reports und Statistiken und vieles mehr.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Cloud Kassensystem


Es gibt zahl­reiches Zubehör, mit dem Sie Ihr Kassen­system ausstatten können: Technische End­geräte wie Tablets oder Smart­phones, eine Kassen­schublade, ein mobiles EC-Karten­lesegerät, Bon­drucker, Scanner oder Kunden­display. Während Kassen­laden, Karten­lesegeräte, Bon­drucker und Scanner von nahezu jedem Unter­nehmen benötigt werden, sind Zubehör-Kom­ponenten wie ein Kunden­display eher optional.


Ja, Tablet Kassen­systeme sind mittler­weile weit ver­breitet. Die Kassen­software wird ganz einfach auf das Gerät herunter­geladen und mit Zusatz­geräten wie Bon­drucker oder Karten­terminal verbunden.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
iPad Kasse
Android Kassen­system


Hand­helds sind voll funktions­fähige All-in-one-Kassen­systeme, die auf­grund ihrer Größe (etwas größer als ein Smart­phone) einfach in der Hand liegen. Im Zusammen­spiel mit einer leistungs­fähigen Kassen­software eignen sich Hand­helds perfekt für mobile Betriebe oder zum Ab­kassieren am Platz.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Mobile Kassen­systeme
Welches Kassen­system für die Gastro­nomie?
Kasse für Imbiss und Foodtruck


Ein Kunden­display ist kein Muss, hat aber sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden Vor­teile. Mit einem Kunden­display können Sie Ihre Gäste bspw. über Preis­zusammen­setzungen oder Inhalts­stoffe informieren. Auch Werbe­anzeigen und Rabatt­aktionen können ab­gespielt werden.


Häufig ist das Zusammen­spiel einer Kassen­software mit externer Hard­ware kein Problem, aber nicht jede Soft­ware verträgt sich mit jeder Hard­ware. Wichtig ist, dass die Betriebs­systeme kompatibel sind. So lässt sich eine android­basierte Kassen­software nicht mit Apple-Hard­ware ver­wenden.

Betriebs­system


Ein Android Kassen­system meint eine Kasse, die auf Basis eines Android-Betriebs­systems läuft. Alle Android-End­geräte lassen sich so zu leistungs­fähigen Kassen­systemen aufrüsten.


Ein Android Kassen­system lässt sich auf allen android­basierenden Geräten verwenden, darunter beispiels­weise Note­books, Smart­phones, Tablets, Laptops und Hand­helds. Der Vor­teil von Android ist die Unabhängig­keit von Marken, so basieren beispiels­weise Samsung-, Sony- oder LG-Geräte auf dem Android-Betriebs­system.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Tablet Kassen­system
Touch Kasse


Ein iOS Kassen­system be­zeichnet eine Kasse, die auf Basis des iOS-Betriebs­systems von Apple läuft.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
iPad Kasse


Da iOS aus­schließlich das Betriebs­system von Apple ist, lässt sich ein iOS Kassen­system nur auf Apple-Produkten, wie Macbooks, iPads, iPhones etc. ver­wenden.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Touch Kasse

Gesetzliche Anforderungen


Die Registrier­kassen­pflicht gilt nicht in Deutsch­land, wohl aber in Öster­reich.


Gesetz­liche Kassen-Vor­schriften garantieren beispiels­weise eine steuer­konforme Abrechnung, verhindern die Unter­schlagung von Ein­nahmen, sprich Schwarz­geld, und sorgen dafür, dass jeder Geschäfts­vorgang ordnungs­gemäß registriert wird.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Kassen­sicherungs­verordnung
TSE Kasse
Offene Laden­kasse
Registrier­kassen­pflicht: Wer ist betroffen?


TSE steht für Technische Sicher­heits­einrichtung. Sie ist für jedes Kassen­system und jede Registrier­kasse ver­pflichtend und gilt als Mittel gegen Mani­pulation von Um­sätzen und Steuer­hinter­ziehung.

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Kassen­sicherungs­verordnung


Eine Hard­ware-TSE läuft beispiels­weise über eine SD-Karte, eine micro-SD oder einen USB-Stick und ist vor allem dann praktisch, wenn Sie regel­mäßig offline arbeiten. Durch Dieb­stahl, Schäden etc. besteht das Risiko von Daten­verlust. Mit einer Cloud-TSE hin­gegen werden Ihre Daten auf einem externen Server ge­speichert, wodurch Sie sich weder um Internet­ausfall, Speicher­platz oder Verlust sorgen müssen.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
TSE Kasse
Kassen­sicherungs­verordnung


Die Kassen­sicherungs­verordnung hält zahl­reiche gesetz­liche Regelungen zum Führen einer Kasse fest, beispiels­weise die Pflicht zur TSE, die Beleg­ausgabe­pflicht, Melde­pflicht oder die Einzel­aufszeichnungs­pflicht. Auf diese Weise soll eine steuer­konforme Ab­rechnung garantiert und die Unter­schlagung von Ein­nahmen verhindert werden.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Offene Laden­kasse
Registrier­kassen­pflicht: Wer ist betroffen?


GoBD steht für „Grund­sätze zur ordnungs­gemäßen Buch­führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ und wurde vom Bundes­ministerium für Finanzen er­lassen. Die Grund­sätze regeln die An­forderungen an die Buch­führung für Unter­nehmen.


Ein Kassen­system, das nicht den recht­lichen An­forderungen ent­spricht, stellt eine Ordnungs­widrig­keit dar. Für eine gesetzes­widrige Kasse können Strafen bis zu 25.000 Euro fällig werden.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
TSE Kasse
Kassen­sicherungs­verordnung
Offene Laden­kasse
Registrier­kassen­pflicht: Wer ist betroffen?


Die Beleg­ausgabe­pflicht ist Teil der Kassen­sicherungs­verordnung und ver­folgt das Ziel, dass jeder Geschäfts­vorgang ordnungs­gemäß dokumentiert wird. Sie gilt damit als Maß­nahme zur Ver­hinderung von Steuer­hinter­ziehung, Mani­pulationen und Schwarz­geld.


Alle Kassen­daten müssen 10 Jahre auf­bewahrt/elektronisch ge­speichert werden.

Passend dazu aus unserem Kassen-Ratgeber:
Kassen­sicherungs­verordnung


Die Führung eines Kassen­buchs ist für alle Kauf­leute, alle im Handels­register ein­getragenen Betriebe, Unter­nehmen mit doppelter Buch­führung, alle kauf­männisch ein­gerichteten Gewerbe­betriebe und bei frei­williger Bilanzierung ver­pflichtend. Befreit sind Frei­berufler, kleine gewerb­liche Unter­nehmen, Kauf­leute, die unter 60.000 Euro Jahres­gewinn und Gewerbe­treibende, die unter 600.000 Euro Jahres­umsatz machen, sowie Unter­nehmen, die nur eine Ein­nahmen-Über­schuss-Rechnung er­stellen.

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Offene Laden­kasse
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tradingtwins


trading­twins ist ein B2B-Unter­nehmen, das Kauf­interessenten mit passenden Produkt­anbietern vernetzt. Auf diese Weise optimieren wir den Handel zwischen Unter­nehmen und minimieren das Risiko von Fehl­investitionen.


Mit dem trading­twins Angebots­vergleich finden Sie pass­genaue Anbieter zu Ihrer Produkt­suche. Basierend auf Ihren Be­dürfnissen schlagen wir Ihnen nur Anbieter vor, die genau auf diese An­forderungen zu­geschnitten sind. So helfen wir Ihnen, schnell eine Auswahl an passenden Angeboten und konkrete Preis­informationen zu finden - unverbind­lich und kosten­los.


Ja, der trading­twins-Angebots­vergleich ist völlig kosten­los und unverbind­lich. Wie das geht? Wir finanzieren uns durch Pro­visionen der An­bieter. Gibt es zwischen Ihnen und einem der mit uns kooperierenden Kassen­system-Anbieter ein „Match“, erhalten wir vom Anbieter eine Vergütung. Unsere redaktionellen Rat­geber verfassen wir komplett un­abhängig und über unseren Angebots­vergleich vermitteln wir nur Anbieter, die zu Ihrer Anfrage passen.

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Sophie Köhler
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Sophie Köhler