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Was ist ein Kassensystem?

Jeder Einkauf muss bezahlt werden – so begegnet man Kassen­systemen, den modernen Nachfolgern der herkömmlichen Registrier­kassen, im Alltag ständig. Sei es nach einem Einkauf im Einzelhandel oder einem Friseurbesuch: Kassensysteme sind aus der Geschäfts­praxis nicht mehr wegzudenken. Doch was ist ein Kassensystem genau? Was kann es, wer braucht es und wie teuer ist ein Kassensystem? Alle nützlichen Informationen zu computer­gestützten Kassensystemen, PoS-Systemen und Kassensystemen mit TSE haben wir für Sie zusammen­gestellt.

Kassensystem Definition: Was ist ein digitales Kassensystem?

„Was ist ein Kassensystem?“ Diese Frage stellen sich Gewerbe­treibende vor allem bei der Neugründung oder der Unter­nehmens­übernahme eines Gewerbes. Unter dem Begriff Kassensystem versteht man den Einsatz elektronischer Registrier­kassen verbunden mit technischen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Computer. Durch eine spezielle Kassen­software ist die Kasse direkt mit dem Warenwirt­schaftssystem verknüpft und liefert zuverlässig Daten für interne Prozesse, Lagerlogistik, Buchhaltung und Finanzamt. Sowohl in der Bedienung als auch im Arbeitsalltag und der Geschäfts­abwicklung sind Kassensysteme eine lohnenswerte Investition. Unser Anbietervergleich hilft Ihnen hier, das passende Kassensystem für Ihren Bedarf zu finden.

Nutzung einer iPad-Kasse
Kassensysteme lassen sich frei an Ihre Bedürfnisse anpassen und werden so zu wertvollen Unterstützern im Arbeitsalltag.

Was gehört zu einem Kassensystem dazu?

Kassensysteme sind vielfältig konfigurierbar und somit auf jede Branche und deren Bedürfnisse anpassbar. Ein modernes Kassensystem besitzt mehrere Komponenten und besteht je nach Modell aus:

  • Technischem Endgerät inkl. spezieller Kassensoftware
  • TSE (Technischer Sicherheit­seinrichtung)
  • Bargeldeinheit / Kassenschublade
  • Bon-Drucker
  • Kartenzahlungs­terminal
  • Erfassungsgerät wie Tastatur bzw. Touch-Monitor

Verschiedene Kassen­systeme für unterschiedliche Anforderungen

Digitale Kassensysteme unterscheiden sich nach dem technischen Endgerät, welches inklusive der entsprechenden Kassensoftware gewählt wird. Hierbei unterscheidet man zwischen geschlossenen Kassensystemen wie PC-Systemen, da sich hier die Software lediglich auf dem Computer befindet, und proprietären Kassensystemen, deren Software mit weiteren mobilen Endgeräten wie Tablets in einen Funktionskreis eingebettet ist. Ob Gastronomie, Einzelhandel oder Friseur - je nach Branche bieten sich unterschiedliche Systeme besonders an.

Was ist ein PC-System / computer­gestütztes Kassensystem?

Als Unterart bezeichnet der Begriff PC-System ein modernes Kassensystem, welches mit der entsprechenden Kassensoftware an einem PC betrieben wird. Es verfügt über dieselben Vorteile der modernen Datenspeicherung, bietet jedoch keinen mobilen Einsatz der Kasse, was je nach Branche weniger geeignet ist.

Was ist ein PoS-System?

PoS-Kassensysteme werden mit Software und Peripherie­geräten wie Tablet oder Smartphone bedient und sorgen für einen reibungs­losen und mobilen Bezahlvorgang am PoS, dem Point of Sale. Mit diesem Terminus bezeichnet man alle Orte wie Einzelhandel oder Gastronomie, in denen der Kunde einen Kauf tätigt. Somit wird neben dem Begriff Kassensystem auch häufig die Bezeichnung PoS-System verwendet. Durch ihren individuellen Einsatz lassen sich PoS-Systeme ideal auf die jeweiligen Branchen abstimmen. Sie lassen sich einfach um weitere Kassen erweitern, wodurch bei Bedarf auch Filialen mit der gleichen Software ausgestattet werden können.

Was ist ein iPad-Kassensystem?

Ein iPad-Kassensystem ist die mobilste und flexibelste Variante der modernen Kassensysteme. Die Mitarbeitenden können sich frei im Laden oder Restaurant bewegen und neben einem mobilen und mühelosen Bezahlvorgang auch schnell und unkompliziert Kundeninformationen einsehen, auf welche sie mit Gutscheinen und Rabattaktionen gezielt und individuell reagieren können.

Kassensysteme: Vorzüge und Nachteile auf einen Blick

Kassensysteme sind vielfältiger denn je und so gehen Kassen, je nach Modell, mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen einher. Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, haben wir diese für Sie zusammengefasst. Unser Anbietervergleich steht Ihnen bei der Suche nach einem passenden Kassensystem mit kostenlosen Angeboten zur Verfügung.

Datenspeicherung Finanzamtkonform Mobil einsatzfähig
Elektronische Registrierkasse Ja Nein Nein
PC Kassensystem Ja Nein Nein
POS Kassensystem Ja Ja modellabhängig
iPad Kassensystem Ja Ja Ja

Aufgaben von Kassen im Einzelhandel

Unter den klassischen Aufgaben von Kassen versteht man allgemein das Scannen von Waren, das Annehmen der Zahlungen in bar oder per Karte, das Ausstellen von Belegen und das Einlösen von Coupons. Doch die Nutzung von Kassensystemen umfasst weit mehr als den eigentlichen Bezahlvorgang. Ob PoS-Systeme, computer­gestützt oder iPad gebunden – mit modernen Kassensystemen, oder elektronischen Datenkassen, wie sie auch genannt werden, lassen sich weit mehr Aspekte erledigen als nur die Zahlung im direkten Kundenkontakt.

Was kann ein digitales Kassensystem?

Zahlung mobile Kasse

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Die Vorzüge von elektrischen Kassensystemen liegen klar auf der Hand. Neben einer intuitiven Bedienung und Fehlerreduktion im Vergleich mit manuellen Systemen finden sich viele Vorteile gegenüber elektronischen Registrier­kassen. Denn die Nutzung von Kassensystemen umfasst weit mehr als den eigentlichen Bezahlvorgang: Durch digitale Kassensysteme kann der Wareneinsatz und –umsatz eingesehen werden. Es wird deutlich, welche Artikel weniger gut verkäuflich sind und welche eine hohe Nach­frage erhalten. So lassen sich auch über Monate hinweg vergleichende Dashboards erstellen, die genaue Auskunft erteilen und das Warenwirtschafts­system pflegen. Zudem werden alle Daten über die Zahlungs­vorgänge in einer Cloud gespeichert und der Buchhaltung und können so dem Finanzamt mühelos übermittelt werden können. Aus diesem Grund hat sich auch der Begriff der elektronischen Datenkasse eingebürgert.

Neben buch­halterischen und unternehmer­ischen Vorteilen ergeben sich auch zeiteffiziente Lösungen in der Praxis: Eine Verbesserung des Arbeitsalltags zeigt sich in der Gastronomie, indem beispiels­weise einfach und unkompliziert zwischen Tischen gewechselt oder die Rechnung gesplittet werden kann. Zudem können für Stammkunden Sammel­rechnungen erstellt werden, die Speisenfolge kann an die Küche übertragen werden und Bewirtungs­belege erfolgen schnell und mühelos. Im Einzelhandel ist vor allem von Vorteil, dass durch Kassensysteme Kaufkraft und Vorlieben der Kunden eingesehen werden können. Stammkunden können so gezielt Rabatte und Coupons erhalten und gebunden werden. Da die Kassensysteme mit dem Warenwirtschafts­system in Verbindung stehen, kann ein Daten­austausch über Kunden­statistiken und Umsatz erfolgen.

Vorteile von elektronischen Kassensystemen auf einen Blick

Moderne Kassensysteme bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber altmodischen Registrierkassen. Wir haben die Voeteile von elektronischen Kassensysteme für Sie zusammengefasst. Sie suchen noch die passende Kasse? Unser Anbieter­vergleich hilft Ihnen das passenden Kassensystem für Ihren Bedarf zu finden - schnell, unverbindlich und kostenlos.

Die vielfältigen Vorteile eines elektronischen Kassensystems auf einen Blick

Vorzüge im Arbeitsalltag

  • Intuitive Bedienprozesse
  • Weniger Eingabefehler im Vergleich zu manuellen Systemen
  • Effizientes Arbeiten durch gleichzeitige Bedienung mehrerer Kunden
  • Individuelle Rabattierungen durch Kundeninformationen

Unternehmerische Vorteile

  • Einbindung und direkte Pflege des Warenwirt­schaftssystems
  • Elektronische Cloud-Speicherung der Zahlungs­vorgänge
  • Transparenz für Buchhaltung und Finanzamt
  • Umfangreiche Datenauswertung & Erstellung von Kunden­statistiken
  • Kundenbindung durch gezielte Rabattaktionen

Wer braucht ein Kassensystem?

Durch die vielen Vorteile, die moderne Kassensysteme mit sich bringen, ist ein Umstieg von Registrier­kassen auf elektronische Kassen lohnenswert. Gerade in der Gastronomie sind PoS-Kassensysteme, aber vor allem auch iPad-Kassensysteme, weit verbreitet - stellen sie doch eine erhebliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes sowie eine Verbesserung der internen Tätigkeits­strukturen dar. Durch das einfache Einsehen von Kundendaten sind vor allem PoS-Kassen im Einzelhandel weit verbreitet. Sie dienen als ideale Informations­quelle im Kunden­gespräch und lassen u.a spontane Rabattaktionen zur Kundenbindung und Treueprämien von Stammkunden zu. Wir helfen Ihnen das passenden Kassensystem für Ihren Bedarf zu finden.

Wie teuer sind Kassensysteme?

Die Preisspanne von Kassensysteme ist groß und erstreckt sich von 30 bis 2000 Euro. Wie hoch die Kosten für die Hardware von Kassensystemen tatsächlich ausfallen, unterscheidet sich je nach Hersteller und Anzahl benötigter Geräte. Je umfangreicher die Ausstattung ausfällt, umso höher sind selbsterklärend die Kosten. So schlägt ein umfangreiches Kassensystem von 3POS mit dem Kassenterminal Terminal SP-850 mit circa 1169 Euro (plus 49 Euros Softwarekosten pro Monat) zu Buche. Im Gegensatz dazu ist die mobile Kasse MINI by orderbird mit 349 Euro ( plus 29 Euro pro Monat) deutlich kosten­effizienter. Hier sind Ihre Bedürfnisse und Ihre Anforderungen an das Kassensystem ausschlaggebend dafür, wie viel das Kassensystem am Ende kostet. Zudem sind Kassensysteme von tillhub oder orderbird sind in Modulen erhältlich und direkt käuflich erwerbbar oder monatlich zu leasen bzw. mieten. Allgemein lässt sich jedoch festhalten, dass iPad-Kassensysteme in der Anschaffung die günstigste Variante darstellen. Gerade, wenn Sie schon ein Tablet besitzen, muss hier nur eine entsprechende Kassensoftware, wie beispielsweise von Lightspeed oder orderbird installiert werden. Unser kostenloser und unverbindlicher Anbietervergleich hilft Ihnen, die passende Kasse für Ihren Bedarf zu finden.

Kassensystem mit TSE: Sind Kassen Pflicht und welchen Sinn haben sie?

Um alle Zahlungsvorgänge für die Buchhaltung und das Finanzamt transparent zu machen, ist es wichtig, alle Zahlungen zu dokumentieren. Hierbei kann man immer noch mit offener Ladenkasse und Kassenbuch arbeiten, da es keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von Kassensystemen gibt. Mit der Kassensicherungs­verordnung hat die Bundesregierung jedoch im Jahr 2020 Steuerhinterziehung in der Nutzung von Kassensystemen den Riegel vorgeschoben. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle Kassensysteme in Deutschland mit einer sogenannten tech­nischen Sicherheits­einrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Kassensysteme mit TSE speichern sämtliche Transaktionen auf einem internen Speicher und erstellen einen Code, welcher auf den Verkaufsbeleg gedruckt wird. Auf diese Weise erhält jeder Zahlungs­vorgang eine eigene Nummer, welcher dem Finanzamt übermittelt wird. Somit sind Manipulationen an Kassensystemen dank TSE hinfällig. Die TSE ist mittlerweile Bestandteil aller modernen Kassen.

Fazit: Vorteile von Kassensystemen überwiegen

Der Vielzahl von Vorzügen, die sowohl im Arbeitsalltag als auch in der unternehmerischen und buch­halterischen Geschäftspraxis mit digitalen Kassensystemen einhergeht, ist nur ein Kontrapunkt gegenüberzustellen. Denn der einzige Nachteil, den man grundsätzlich in modernen Kassensystemen sehen kann, ist der Kostenfaktor. Da man je nach Branche genau auf die anfallenden Bedürfnisse abgestimmte Kassensysteme erhält, erleichtern diese den Arbeitsalltag, sind aber auch teurer als eine überall einsetzbare herkömmliche Registrierkasse. Jedoch amortisieren sich die höheren Anschaffungskosten aufgrund der gesteigerten Leistung eines modernen Kassensystems in der Regel schnell. Allgemein lässt sich festhalten, dass moderne Kassensysteme preislich teurer ausfallen, aber deutliche Vorteile aufweisen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Registrier­kassen sind moderne, digitale Kassen eine zukunftsfähige Wahl. Sie haben das passenden Kassensystem für Ihren Bedarf noch nicht gefunden? Wir unterstützen Sie dabei, kostenlos und unverbindlich ein für Sie passendes Angebot zu finden.

Kassensysteme im Preis-Check!

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