Kassensysteme für Fitnessstudios

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Kassen­system fürs Fitness­studio – damit der Laden läuft

Beim Training führt viel Arbeit meist zum Erfolg, bei der Leitung eines Studios kann es bequemer zugehen. Vor allem in Sachen Verwaltung: Wir sagen, mit welchen Funktionen und Vorteilen Kassen­systeme für Fitness­studios das Personal und Inhaber entlasten. Darüber hinaus stellen wir drei Anbietern von Fitness­studio-Kassen vor.

Für Eilige

Ein Kassensystem fürs Fitnessstudio...

  • unterstützt bei der Mitglieder­verwaltung im Fitnessstudio.
  • hilft bei der Umsatz­steigerung durch Zusatz­verkäufe.
  • verringert den Aufwand für die Buchhaltung.
  • gewähr­leistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
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In einem Fitness­studio sollen sich in erster Linie die Kunden auspowern. Wenn der Verwaltungs­aufwand für Kurse, Finanzen, Mitglieder oder Personal überhandnimmt, kommen jedoch auch Betreiber gehörig ins Schwitzen. Zeit für die Betreuung der Sportler und Sportlerinnen bleibt dann kaum noch. Abhilfe können speziell für den Einsatz im Studio entwickelte Kassen schaffen. Ein Kassen­system für Fitness­studios ist nicht nur für Transaktionen da, sondern eine ganzheit­liche Lösung, um den Betrieb auf allen Ebenen in Schwung zu bringen. Mit dem geeigneten POS-Kassensystem lassen sich wichtige Arbeits­abläufe spürbar beschleunigen oder gar automatisieren. So hat das Personal mehr Luft, sich seinem Kerngeschäft zu widmen.

Frau und Trainer mit Tablet im Fitnessstudio

Welche Funktionen braucht ein Kassen­system für Fitnessstudios?

Schon branchen­übergreifende Kassensysteme können eine Erleichterung im Arbeitsalltag bedeuten. Sinnvolle Mehrwerte bieten aber vor allem moderne und spezialisierte Kassen­systeme für Fitness­studios. Folgende Funktionen erweisen sich als äußerst nützlich, wenn es darum geht, dem Betrieb Beine zu machen.

  • Verwaltung von Mitgliedern: Die Mitglieder­verwaltung im Fitnessstudio wird durch ein Kassen­system deutlich vereinfacht. Alle relevanten Informationen sind gebündelt an einem Ort, Vertrags­daten lassen sich genauso unkompliziert verwalten wie Ruhe­zeiten. Auch Interessenten werden hier aufgeführt.
  • Kommunikation mit Kunden: Viele Mitglieder müssen nicht immer mehr Arbeit bedeuten. Kommunikations­tools erleichtern es, mit den Sportlern in Verbindung zu bleiben, etwa mit Werbe­aktionen oder Geburtstags­grüßen. Dank Gruppierungs­möglichkeiten erfolgt die Ansprache immer zielgruppen­gerecht. Und das über verschiedene Kanäle hinweg, von Mails über SMS bis hin zu Briefen. Da die Kommunikation gespeichert wird, lässt sich der gesamte Austausch zwischen Studio und Kunde jederzeit nach­vollziehen.
  • Organisation von Terminen: Terminbuch war gestern. Mit dem Kassen­system für Fitness­studios können Termine online angelegt und mit den Konten von Mitgliedern verknüpft werden. Kurse lassen sich auf diese Weise leicht verwalten und füllen.
  • Vergabe von Rechten: Nicht jeder Mitarbeitende im Fitness­studio benötigt die Berechtigung, auf alle Bereiche im System zuzugreifen. Für die Buch­haltung mögen allein die Umsatz­zahlen relevant sein. Trainer dagegen können sich informieren, wie gut ihre Kurse gebucht sind. Entsprechende Rechte können den jeweiligen Personen zugeordnet werden.
  • Aufbereitung von Kenn­zahlen: Wie entwickelt sich das Verhältnis von Zu- und Abgängen? Welche Kurse laufen besonders gut? Und zu welchen Zeiten? Gibt es Artikel, die verstärkt nachgefragt werden? Kassensysteme für Fitness­studios bereiten relevante Daten über­sichtlich auf, was strategische Entscheidungen auf Grundlage aussage­kräftiger Zahlen ermöglicht.
  • Bestellung von Produkten: Waren­wirtschafts­systeme sorgen dafür, dass die Regale im Lager stets gefüllt sind. Dafür wird die Menge der Produkte ständig abgefragt. Unter­schreitet sie einen fest­gelegten Wert, gibt es eine Warnung. Alternativ werden bestimmte Artikel automatisch bestellt.
  • Ermittlung von Provisionen: Welcher Mitarbeitende hat sich besonders ins Zeug gelegt und viele Zusatz­verkäufe abgeschlossen? Fitnessstudio-Kassen können ein solches Engagement leicht nachvoll­ziehen – und möglicher­weise gleich mit einer entsprechenden Provision belohnen.
  • Export von Steuer­daten: Kassensysteme für Fitness­studios stellen komplette Steuerreports zusammen. Die Daten werden dann per DATEV-Schnittstelle bequem und sicher an die Steuer­beratung versendet.

tradingtwins-Tipp: Kassensysteme fürs Fitnessstudio ermöglichen volle Kontrolle für die Kunden

„Grund­sätzlich freuen sich viele Menschen, wenn sie sich aufmerksam umsorgt fühlen. Manchmal jedoch möchte man seine Angelegen­heiten auch selbst in die Hand nehmen. Kassensysteme für Fitnessstudios und dazugehörige Apps geben Ihren Kunden die volle Kontrolle über deren Mitgliedschaft – jederzeit und von fast überall. So können sie online Kurse oder Trainings buchen, Beitrags­zahlungen abwickeln oder Produkte kaufen. Wichtige Kundendaten lassen sich mit wenigen Klicks eigen­ständig aktualisieren. Auch das Einladen von Familienmit­gliedern oder das Einlösen von Gutscheinen ist kein Problem. Für die Kunden bedeutet das ein großes Plus an Freiheit, für das Personal im Fitnessstudio eine erhebliche Entlastung. “

Anna

Anna

tradingtwins Redaktion

Welche Vorteile hat ein Fitnessstudio-Kassensystem?

Während des Trainings gehen Kunden schon mal an ihre Grenzen, darüber hinaus soll alles aber so bequem wie möglich ablaufen. Ein Schlüssel dafür sind die Mitarbeitenden. Nur, wenn sie ausreichend Zeit fürs Wesentliche haben, können sie die Mitglieder angemessen betreuen. Durch die Vereinfachung vieler Prozesse können Kassen­systeme dem Personal die notwendigen Kapazitäten verschaffen. Darüber unterstützen die Kassen bei der Steigerung des Umsatzes und gewähr­leisten, dass rechtliche Anforderungen eingehalten werden.

Nachteile für Kassensysteme im Fitness­studio können auftreten, wenn man auf veraltete und damit störungs­anfällige Hard- und Software setzt. Kompliziert kann zudem die Nutzung mehrerer Systeme sein, die sich nicht aufeinander abstimmen lassen. Auch die Qualität des Service kann eher für einen bestimmten Hersteller und gegen einen anderen sprechen.

Die größten Vorteile von Fitnessstudio-Kassen­systemen

Personal­planung, Mitglieder­verwaltung & Co. - Kassensysteme für Fitness­studios warten mit einer Reihe von nützlichen Vorteile auf. Wir haben die Wichtigsten für Sie zusammen­gefasst.

Umsatz steigern

Dienst­leistungen bleiben das Kerngeschäft von Fitnessstudios, doch der Verkauf von Produkten wie Sport­bekleidung oder Nahrungs­mitteln bietet die Chance auf zusätzliche Einnahmen. Kassensysteme können Verkaufs­vorschläge für Artikel machen, die Kunden aufgrund ihres bisherigen Kauf­verhaltens gefallen könnten. Zudem können Fitnessstudio-Kassen Guthaben für Kunden­konten anlegen. So können Mitglieder Einkäufe tätigen, auch ohne den Geldbeutel zur Hand zu haben.

Zutritt ermöglichen

Verknüpft mit der notwendigen Hardware können Kassen­systeme den Zugang zum Fitness­studio deutlich vereinfachen, vom Check-in an der Theke bis hin zum Zutritt durch Drehkreuze. Die entsprechenden Informationen sind auf einer Karte gespeichert. Lese­geräte zeigen Name und Foto des Kunden sowie Infos zu Kurs­buchungen oder Guthaben auf dem Konto an. Auf diese Weise können Inhaber auch erkennen, welche Mitglieder sich aktuell im Studio aufhalten.

Daten sichern

Mittler­weile handelt es sich bei viele Kassen um Cloud-Kassensysteme. Speichert man alle wichtigen Daten in der Cloud, sind diese vor Verlust bei Störungen oder Defekten geschützt. Darüber hinaus verhindert eine starke Verschlüsselung einen Fremd­zugriff.

Einfache Bedienung

Die vom Kassensystem gesteuerten Prozesse mögen komplex sein, die Hand­habung sollte es nicht sein. Durch die intuitive Bedienung finden sich auch Aushilfen ohne lange Einarbeitungs­zeit schnell mit dem System zurecht.

Abrechnungen durch­führen

Mit modernen Kassen­systemen für Fitness­studios ist die Buch­haltung kein Problem mehr. Abbuchungen können sortiert nach Zeit­räumen oder Buchungs­gruppen erfolgen, Rechnungen als PDF verschickt werden.

Drittanbieter einbeziehen

In einem Fitness­studio treffen viele Komponenten aufeinander, vom Kassen- bis hin zum Zugangs­system. Für einen möglichst reibungs­losen Ablauf müssen alle Elemente gut miteinander harmo­nieren. Viele Soft- und Hardware-Hersteller achten darauf, dass ihre Produkte mit anderen für Fitness­studios relevanten Lösungen kompatibel sind.

Finanzamt­konformität sicherstellen

Zeit­gemäße Kassensysteme für Fitness­studios stellen sicher, dass rechtliche Vorgaben einge­halten werden. So sind die Systeme durch die Integration einer TSE an die Kassen­sicherungs­verordnung angepasst. So sind Sie auch rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Welche Zahlungs­arten ermöglicht ein Fitness­studio Kassen­system?

Den Großteil ihres Umsatzes machen Fitnessstudios im Normalfall mit Mitglieds­beiträgen, die vom Konto des Kunden eingezogen werden. Das Lastschrift­verfahren spielt demnach eine zentrale Rolle für Fitness­studio-Kassensysteme. Ebenfalls sollte es die Möglichkeit geben, den Kunden­daten ein Guthaben hinzuzufügen, sodass Mitglieder Kurse buchen oder Artikel kaufen und diese über ihr Kunden­konto bezahlen können.

Darüber hinaus sind mit modernen Fitnessstudio-Kassen alle gängigen Zahlungs­methoden möglich. Somit sollten Sie neben Bargeld auch Karten­zahlung anbieten, können Ihre Kunden mit Kredit- und EC-Karten zahlen. Auch das kontaktlose Bezahlen mittels Near Field Communication (NFC) ist möglich. Voraussetzung dafür ist eine NFC-fähige Karte, die mit dem Kassen­system kommuniziert. So funktioniert auch das Bezahlen per Smartphone. Hier muss eine entsprechende Mobile Payment App (z. B. Apple Pay, Google Pay) auf dem Handy installiert sein.

Muss ein Fitness­studio eine Registrier­kasse nutzen?

Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, benötigt jedes Fitness­studio eine Kasse. Allerdings ist nicht vor­geschrieben, dass es sich dabei um eine Registrier­kasse handeln muss. Auch eine offene Ladenkasse ist somit erlaubt. Ihre ordnungs­gemäße Führung ist jedoch mit einigem Aufwand verbunden, den man mit der Nutzung eines Kassen­systems leicht umgehen kann. Wer ein Kassensystem oder eine Registrierkasse nutzt, muss die Vorgaben der Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV) erfüllen. Dabei handelt es sich um eine Verordnung des Finanz­ministeriums. Darin geregelt ist unter anderem eine Belegaus­gabepflicht für alle Geschäfts­vorfälle sowie die Verwendung einer Technischen Sicherheit­seinrichtung (TSE), mit der Kassen­manipulationen verhindert werden sollen.

tradingtwins-Lesetipp

Alle Infos zur KassenSichV

Hier finden Sie die aktuellen Vorgaben & Fristen der KassenSichV im Überblick!

Kassen­sicherungs­verordnung: Infos über TSE & Co.

Allerdings lassen sich nicht alle Kassen mit einer TSE aus­statten. Dies kann besonders bei älteren Registrier­kassen der Fall sein. Lässt sich Ihre Kasse nicht meiner TSE auf­rüsten, dürfen Sie das Modell nur noch bis Ende des Jahres 2022 benutzen. Ab dem 01. Januar 2023 muss eine finanz­amt­konforme Kasse, also eine Kasse mit TSE, eingesetzt werden. Hier ist es Ihnen frei­gestellt, ob Sie auf eine hard­ware- oder cloud­basierte TSE zurückgreifen. Sie haben Ihre Kasse noch nicht aufgerüstet? Dann wird es jetzt höchste Zeit! Unser Angebots­vergleich ermöglicht kosten­lose und unverbindliche Angebote von 100% finanzamt­konformen Anbietern.

Welche Anbieter von Fitnessstudio-Kassensystemen gibt es?

Genauso, wie sich Hersteller auf Kassen­systeme für die Gastronomie, Kassen­systeme für den Einzelhandel oder Kassen­systeme für Kfz-Werkstätten spezialisiert haben, entwickeln manche Anbieter Kassensysteme, die perfekt auf die Anforderungen in Fitness­studios zugeschnitten sind. Hardware und Software punkten dabei mit sinnvollen Zusatz­funktionen. Wir stellen Ihnen drei Anbieter vor und blicken auch auf die Preise für Kassensysteme für das Fitnessstudio.

Agilea: Kassensystem im Rundum-sorglos-Paket

In Kombination mit der Mitglieder­verwaltung für das Fitness­studio vereinfacht das Kassensystem von Agilea besonders mitglieder­verknüpfte Verkäufe. Einkäufe werden den Mitgliedern zugeordnet, Kassenbons automatisch erstellt und den Kunden­daten hinzugefügt. In der Mitglieder­verwaltung selbst können neben Foto und Kontak­tdaten auch wichtige Dokumente gespeichert werden. So hat man Vertrags­daten und eventuelle Ruhezeiten immer im Blick. Andere Software-Funktionen des Herstellers vereinfachen zum Beispiel die Abrechnung, indem Forderungen gefiltert und per Last­schrift eingezogen werden. Widersprechen Kunden oftmals den Zahlungen, tritt eine Buchungs­sperre ein, was hohe Rücklast­schrift­gebühren verhindert. Das Kommunikations­modul erleichtert die Kunden­ansprache über zahlreiche Kanäle hinweg. Wird es mit der Termin­verwaltung verbunden, erhalten Kunden automatisch Erinnerungen. Verschiedene Zutritts­lösungen entlasten das Personal am Schalter.

Kosten für das Fitness­studio-Kassensystem von Agilea

Das Kassenmodul von Agilea kostet 34,90 Euro monatlich. Für das TSE-Modul und die ZVT-Schnitt­stelle zur Anbindung eines EC-Cash-Terminals fallen zusätzliche Kosten an.

Eversports Manager: Viel Zeit­ersparnis dank Finanz-Tool

Mit dem Finanz-Tool des Eversports Manager wird die Buch­haltung deutlich vereinfacht. Es erstellt zu jedem Verkauf automatisch eine Rechnung, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und per Mail an die Kunden verschickt wird. Voll­ständige Finanz­berichte für die Steuer­erklärung sind in ein paar Klicks erledigt. Ein Dashboard hilft dabei, alle Finanzen immer im Blick zu behalten. Kunden können alle Aktivitäten und Produkte bequem online buchen oder kaufen und über die Zahlungs­plattform Stripe bezahlen. Dort werden gängige Online-Bezahlmethoden wie PayPal, SEPA, Klarna und Kreditkarte, aber auch Apple & Google Pay akzeptiert, was zur Umsatz­steigerung beitragen kann. Wer lieber vor Ort zahlen möchte, hat dank einer integrierten Kasse die Möglichkeit dazu. Für Trainer lassen sich automatische Gehalts­abrechnungen festlegen. Ein Tracking-Tool verfolgt, wie sich Umsätze entwickeln. Weitere Software-Pakete des Eversports Manager enthalten Funktionen für Management, Marketing und den Online-Auftritt des Fitness­studios.

Kosten für das Fitnessstudio-Kassensystem von Eversports Manager

Die Light-Version des Eversports Managers gibt es ab 49 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung. Umfang­reichere Versionen des Eversports Manager wie Professional (149 Euro / Monat) oder Champion (205 Euro / Monat) schlagen mit höheren Preise zu Buche. Außerdem fällt eine Einrichtungs­gebühr von circa 99 Euro an. Für Transaktionen können zusätzliche Gebühren anfallen.

Mit Perfect Gym fit für die Zukunft

Mit seinen aufeinander aufbauenden Software-Paketen richtet sich Perfekt Gym vor allem an Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig und auf Wachstum ausgerichtet sind. Durch die Zusammen­arbeit mit Zahlungs­anbietern rund um den Globus lässt sich eine Reihe von Zahlungs­arten abdecken. Kredit- und Debit­karten werden genauso akzeptiert wie Bargeld oder SEPA-Lastschriften, Käufe können online oder am Point of Sale (POS) im Fitnessstudio getätigt werden. Zum Service zählen eine kostenlose Kontowartung, tägliche Auszahlungen, Rück­erstattungen und Reklamations­bearbeitung. Kunden können mit tragbaren Geräten oder Club-Bändern zahlen. Ein Kunden­service steht täglich und rund um die Uhr zur Verfügung. Darüber hinaus bietet Perfect Gym Lösungen für Selbst­bedienungs­kioske, Analysen oder Mobile Apps, auch Hardware wie Digipads oder Dreh­kreuze gehören zum Portfolio.

Kosten für das Fitnessstudio-Kassensystem von Perfect Gym

Die Preise werden auf Anfrage mitgeteilt.

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Kassen­systeme fürs Fitness­studio steigern Zufriedenheit & Umsätze

Durch eine gute Betreuung lässt sich die Zufriedenheit der Kunden genauso steigern wie deren Fitnesslevel. Für den Erfolg eines Fitness­studios kann das der entscheidende Faktor sein, immerhin tritt man nicht nur mit anderen Einrichtungen, sondern auch mit Workout-Apps und smarten Heimtrainern in Konkurrenz. Spezielle Kassen­systeme für Fitnessstudios ermöglichen einen ziel­gerichteten Service für die Kunden. Gleichzeitig verringern sie den Arbeits­aufwand für Inhaber und Personal beträchtlich, sodass diese ihre Zeit in die Arbeit für die Mitglieder investieren können. Zudem gewähr­leisten Kassen­systeme einen komfortablen Verkauf von Produkten, was zur Umsatz­steigerung beitragen kann.

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