Rechtliche Pflichten in Kassensystemen

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Kassensicherungs­verordnung: Infos über TSE, Fristen & Co.

Für Nutzer von Kassen­systemen war das Jahr 2020 geprägt von Veränderungen. Von der Beleg­ausgabe­pflicht bis zur technischen Sicherheits­einrichtung (TSE) in Kassen: Die Kassen­sicherungs­verordnung hat (steuer-) rechtliche Änderungen mit sich gebracht. Das Sammelsurium an Fristen und Vorschriften ist jedoch oft undurchsichtig. Während lange der 30. September als Stichtag für die in der Kassensicherungs­verordnung festgelegte Integration der TSE war, haben sich 15 Bundesländer auf eine Verlängerung der Frist geeinigt - mit Einschränkungen. Hier erfahren Sie, welche Auflagen und Fristen aktuell im Rahmen Kassensicherungs­verordnung gelten.

Was ist die Kassensicherungs­verordnung?

Stand: 08. September 2020

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Die KassSichV erhebt neue Anforderungen an Kassen.

Die “Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr” - kurz Kassensicherungs­verordnung - ist zu Beginn des Jahres 2020 in Kraft getreten.

Die Kassensicherungs­verordnung regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme und soll eine steuerkonforme Abrechnung garantieren sowie die Unterschlagung von Einnahmen (beispiels­weise durch Schwarzgeld) reduzieren.

Die Kassensicherungs­verordnung gilt als Erweiterung des GoBD, wobei sie Teil des “Gesetzes zum Schutz der Manipulation an digitalen Grundauf­zeichnungen” ist, welches im Dezember 2016 in Kraft getreten ist. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundauf­zeichnungen sieht vor, dass die Kassensicherungs­verordnung zu Beginn des Jahres 2020 gültig wird, welches entscheidende Änderungen in Kassen und Kassensystemen mit sich zieht. So ist ein zentraler Punkt der Kassensicherungs­verordnung die Integration einer TSE.

Was sind die GoBD?

Die „Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff “- kurz GoBD - sind Vorgaben und Richtlinien des Finanz­ministeriums zur elektronischen Buchhaltung. Hier drunter fallen vor allem Kriterien zur ordnungs­gemäßen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von steuer­relevanten Daten. Die GoBD löst die bis 2015 bestehende GDPdU und GoBS ab, um einheitliche Vorschriften zu kreieren. Zu den Richtlinien der GoBD gehören unter anderem eine vollständige Verfahrens­dokumentation, eine revisionssichere Archivierung, eine GoBD-konforme Arbeitsweise sowie die Nutzung GoBD-konformer Software.

Was ändert sich mit der Kassensicherungs­verordnung?

Im Zuge der Fiskalisierung unterliegen Kassen und Kassensysteme ab Januar 2020 mehreren Auflagen, um einen gesetz- und finanzamt­konformen Betrieb zu gewährleisten. Von den neuen Verordnungen betroffen sind Anbieter von Registrierkassen, Kassensystemen und -software sowie von Aufzeichnungs­systemen, die Geschäftsfälle dokumentieren, wie beispielsweise Buchhaltungs­programme.. Allgemein empfiehlt es sich für Unternehmen und Betriebe, die mit Kassen- oder Aufzeichnungs­systemen arbeiten, sicherzustellen, dass die eingesetzten Systeme konform mit der Kassensicherungs­verordnung sind. Hierfür haben wir für Sie eine Auflistung der anfallenden Änderungen im Zuge der KassSichV angelegt:

Rechtliche Anforderungen mit Inkrafttreten der Kassensicherungs­verordnung

  • Technische Sicherheits­einrichtung (TSE): Zum Schutz vor Manipulation müssen Kassensysteme gemäß der Kassen­sicherungs­verordnung über eine technische Sicherheits­einrichtung (TSE) verfügen. Diese muss bis Ende September 2020 in jedes Kassensystem integriert bzw. bestellt sein.
  • Belegaus­gabepflicht: Von nun an muss jeder aufzeichnungs­pflichtige Geschäftsvorgang mit der Ausgabe eines gedruckten Bons einhergehen.
  • Einzelauf­zeichnungspflicht: Jede Buchung und jeder Kassiervorgang in der Kasse muss einzeln und vollständig aufgezeichnet werden.
  • Kassen­nachschau: Das Finanzamt ist ermächtigt, die Einhaltung der KassSichV durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen.
  • Melde­pflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden.

Während die Kassensicherungs­verordnung ein bundesweit gültiges Gesetz ist, sind in Bezug auf die Kassensicherungs­verordnung zwei Ausnahmen zu beachten. Zum einen sind offene Ladenkassen von der Belegaus­gabepflicht befreit. Zum anderen wurde für elektronische Ladenkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, in der Kassensicherungs­verordnung eine Übergangsfrist eingeräumt: Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und nicht nach den Standards der KassSichV aufrüstbar sind, dürfen noch bis zum 31.Dezember 2022 verwendet werden. Danach muss die Anschaffung einer finanzamt­konformen Kasse erfolgen, welche den Vorgaben der Kassensicherungs­verordnung entspricht.

Kassensicherungs­verordnung und die TSE: Schutz vor Manipulation

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Kassensicherungs­verordnung & TSE: Schutz vor Manipulation

Mit der Kassensicherungs­verordnung wird die TSE ein zentrales Element zum Schutz vor Manipulation. Die technische Sicherheits­einrichtung ist gemäß der Kassen­sicherungs­verordnung verpflichtend für alle Nutzer von Kassen und Kassensystemen. Die in der Kassensicherungs­verordnung geforderte Integration der TSE gehört zu den nachhaltigsten Änderungen im Zuge der Fiskalisierung. Die TSE ist zentral für den Manipulations­schutz einer Kasse, da die technische Sicherheits­einrichtung die Start- und Endpunkte von Bestellungen erfasst. Zudem erfasst sie durch fortlaufende Nummern, welche Bestellung von der Kasse angefertigt werden. Zusätzlich generiert die technische Sicherheits­einrichtung Datum, Signatur und einen Public Key, die sich auf jedem Kassenbon wiederfinden lassen. Kommt es zu einer Unterbrechung der fortlaufenden Nummerierung oder wird gar kein Kassenbon ausgegeben, kann von dem zuständigen Finanzamt eine Betriebs­prüfung angeordnet werden. Mithilfe einer Prüfsoftware kann über eine digitale Schnittstelle jederzeit heraus­gefunden werden, ob und an welcher Stelle eine Manipulation stattgefunden hat. Um den Schutz vor Manipulation durch eine Überprüfung des Kassenbons sicherzustellen, ist die Belegaus­gabepflicht ebenfalls ein wichtiger Teil der Kassensicherungs­verordnung.

Kassensicherungs­verordnung & Ausnahmen: Wer ist von der Belegausga­bepflicht befreit?

„Das Ausdrucken von Belegen für jeden einzelnen Kunden kann mitunter ganz schön lästig sein. Zwar gibt es laut KassSichV auch die Möglichkeit Belege elektronisch zu verschicken, jedoch ist das in bestimmten Gewerben kaum möglich. Dadurch gibt sind in der Kassensicherungs­verordung einige Ausnahmen in Bezug auf die Belegaus­gabe­pflicht festgehalten. So sind bestimmte Unternehmen von der Belegausgabe­pflicht befreit, wenn sie Waren an eine große Anzahl von nicht bekannten Personen verkaufen. Dies ist oftmals in Clubs, in Bars oder auf Festivals der Fall. Hier können Unternehmen einen Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht beim zuständigen Finanzamt stellen. Dieses schaut sich dann vor Ort die Gegebenheiten an und entscheidet im Einzelfall über den Antrag bzw. über eine Befreiung von der Belegausgabepflicht. Auf diese Weise können Sie in Bezug auf die Kassensicherungs­verordnung eine Ausnahme beantragen.“

Anna

Anna

Online Redaktion

Kassensicherungs­verordnung & die TSE: Cloud- vs. Hardware-Modul

Während die Kassensicherungs­verordnung die Integration einer TSE in Kassen und Kassensystemen gesetzlich vorschreibt, muss die technische Sicherheits­einrichtung nicht zwingend als Hardware in der Kasse verbaut sein. Die Verpflichtung zu der Integration einer TSE kann hiermit sowohl durch einen herkömmlichen Datenträger (wie bspw. Speicherkarte oder USB-Stick) als auch durch Cloud-Lösungen sichergestellt werden. In einer cloudbasierten Speicherung der Daten werden die von der TSE erfassten Informationen in die Cloud geladen, wo sie flexibel zugänglich sind. So können Sie jederzeit auf die Daten zugreifen. Eine digitale Speicherung der Daten ist ebenso rechts- und finanzamt­konform wie die Speicherung über ein zusätzliches Speichermedium. Außerdem ist zu beachten, dass Verstöße gegen die Richtlinien der Kassensicherungs­verordnung als Ordnungs­widrigkeit geahndet werden und mit harten Strafen (bis zu 25.000 Euro) vom Finanzamt einhergehen können. Sie sind auf der Suche nach einer finanzamt­konformen Kasse? Unser Anbietervergleich steht Ihnen hier mit kostenlosen und unverbindlichen Angeboten zu Verfügung.

Kassensicherungs­verordnung: welche Fristen sind zu beachten?

Den Überblick über rechtliche Fristen zu behalten ist nicht immer einfach. Insbesondere, wenn diese sich oft verändern oder angepasst werden. Grundsätzlich gilt die Kassensicherungs­verordnung ab Januar 2020. Da es jedoch vielen Gastronomen und Unternehmen nicht möglich war, die neuesten technischen Anforderungen zu Beginn des Jahres zu erfüllen, wurde eine Nicht­beanstandungs­regelung bis September 2020 gewährt. So galt im Rahmen der KassSichV lange der 30. September 2020 als Stichtag für die Integration einer technischen Sicherheits­einrichtung in Kassen. Jedoch entschieden sich die meisten Bundesländer für eine erneuerte Verschiebung der TSE-Pflicht, womit der neue Stichtag der 31. März 2020 war. Somit müssen alle Kassen und Kassensysteme bis Ende März 2021 mit einer technischen Sicherheits­einrichtung ausgestattet sein. Es ist jedoch zu beachten, dass in den meisten Bundesländern eine TSE-fähige Kasse bereits zum 30. August 2020 bzw. zum 30. September 2020 bestellt worden sein muss bzw. nachgewiesen werden muss, dass eine cloud-basierte Lösung vorgesehen ist, eine solche jedoch nachweislich nicht verfügbar ist. Da sich die Auflagen pro Bundesland minimal unterscheiden können, ist eine Erkundigung über die Auflagen und Fristen in Ihrem Bundesland unerlässlich.

Übersicht der anfallenden Fristen im Rahmen der Kassensicherungs­verordnung:

In der Kassensicherungs­verordnung gibt es eine Reihe von Fristen und Übergangsfristen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, haben wir diese kompakt für Sie zusammengefasst.

01. Januar 2020

Inkrafttreten der Kassensicherungs­verordnung. Jedoch: Nichtbeanstands­regelung bezüglich der Integration der technischen Sicherheits­einrichtung (Stichtag: 30. September 2020 bzw. 31. März 2021) sowie Kreation einer Übergangsfrist in der Kassensicherung­verordnung für nicht aufrüstbare Kassen.

30. August 2020 / 30. September 2020

Für den Fortbestand der Nichtbeanstands­regelung ist ab Ende August bzw. September 2020 in den meisten Bundesländern der Nachweis über die Bestellung einer TSE bzw. über die Nicht-Verfügbarkeit einer cloud-basierten Lösung nötig.

31. März 2021

Ab Ende März 2021 ist die Nutzung einer TSE-fähigen Kasse verpflichtend. Die Übergangs­regelung für nicht aufrüstbare Registrierkassen hat weiterhin Bestand.

31. Dezember 2022

Ende Dezember 2022 läuft die in der Kassensicherungs­verordnung erhaltene Übergangsfrist für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, aus. Von nun an muss eine finanzamt­konforme Kasse gemäß der KassSichV verwendet werden.

01. Januar 2023

Alle Kassen und Kassensysteme müssen die Rahmenbedingungen der Kassensicherungs­verordnung erfüllen, inklusive technischer Sicherheits­einrichtung in Form von Hardware oder Cloud-Lösungen.

Zusätzlich zu der im März 2021 geltenden TSE-Pflicht läuft zu Beginn das Jahres 2023 die in der Kassensicherungs­verordnung gewährte Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Registrierkassen aus. Somit müssen ab Januar 2023 alle Kassen (ausgenommen offene Ladenkassen) den Vorlagen der Kassensicherungs­verordnung entsprechen. Sie suchen noch das passende Kassensystem? Unser Anbietervergleich hilft Ihnen bei der Suche nach einem passenden Anbieter von finanzamtkonformen Kassen.

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