Rechtliche Pflichten in Kassensystemen

Informieren Sie sich über aktuelle Fristen der KassSichV

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Kassensicherungsverordnung: Alle Fakten & Infos im Überblick

Für Nutzer von Kassensystemen war das Jahr 2020 geprägt von rechtlichen Veränderungen. Von der Belegausgabepflicht bis zur Integration einer technischen Sicherheitseinrichtung in Kassen: Die Kassensicherungsverordnung hat mehrere (steuer-) rechtliche Änderungen mit sich gebracht. Das Sammelsurium an Fristen und Vorschriften kann oft undurchsichtig und schwer verständlich sein. Während lange der 30. September als Stichtag für die geforderte Installation einer TSE war, haben sich 15 Bundesländer mehr oder weniger stillschweigend auf eine Verlängerung der Frist geeinigt - mit einigen Einschränkungen. Hier erfahren Sie, welche Auflagen und Fristen aktuell im Rahmen Kassensicherungsverordnung gelten.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Stand: 08. September 2020

kasse-transaktion
Die KassSichV erhebt neue Anforderungen an Kassen.

Die “Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr” - kurz Kassensicherungsverordnung - ist zu Beginn des Jahres 2020 in Kraft getreten.

Die Kassensicherungsverordnung regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme und soll eine steuerkonforme Abrechnung garantieren sowie die Unterschlagung von Einnahmen (beispielsweise durch Schwarzgeld) reduzieren.

Die Kassensicherungsverordnung gilt als Erweiterung des GoBD, wobei sie Teil des “Gesetzes zum Schutz der Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen” ist, welches im Dezember 2016 in Kraft getreten ist. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen sieht vor, dass die Kassensicherungsverordnung zu Beginn des Jahres 2020 gültig wird, welches entscheidende Änderungen in Kassen und Kassensystemen mit sich zieht.

Was sind die GoBD?

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” - kurz GoBD - sind Vorgaben und Richtlinien des Finanzministeriums zur elektronischen Buchhaltung. Hier drunter fallen vor allem Kriterien zur ordnungsgemäßen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von steuerrelevanten Daten. Die GoBD löst die bis 2015 bestehende GDPdU und GoBS ab, um einheitliche Vorschriften zu kreieren. Zu den Richtlinien der GoBD gehören unter anderem eine vollständige Verfahrensdokumentation, eine revisionssichere Archivierung, eine GoBD-konforme Arbeitsweise sowie die Nutzung GoBD-konformer Software.

Was ändert sich mit der Kassensicherungsverordnung?

Im Zuge der Fiskalisierung unterliegen Kassen und Kassensysteme ab Januar 2020 mehreren Auflagen, um einen gesetz- und finanzamtkonformen Betrieb zu gewährleisten. Von den neuen Verordnungen betroffen sind Anbieter von Registrierkassen, Kassensystemen und -software sowie von Aufzeichnungssystemen, die Geschäftsfälle dokumentieren, wie beispielsweise Buchhaltungsprogramme.. Allgemein empfiehlt es sich für Unternehmen und Betriebe, die mit Kassen- oder Aufzeichnungssystemen arbeiten, sicherzustellen, dass die eingesetzten Systeme konform mit der Kassensicherungsverordnung sind. Hierfür haben wir für Sie eine Auflistung der anfallenden Änderungen im Zuge der KassSichV angelegt:

Rechtliche Anforderungen mit Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung
  • Zertifizierte Sicherheitseinrichtung: Zum Schutz vor Manipulation müssen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese muss bis Ende September 2020 in jedes Kassensystem integriert bzw. bestellt sein.
  • Belegausgabepflicht: Von nun an muss jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgang mit der Ausgabe eines gedruckten Bons einhergehen.
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Buchung und jeder Kassiervorgang in der Kasse muss einzeln und vollständig aufgezeichnet werden.
  • Kassennachschau: Das Finanzamt ist ermächtigt, die Einhaltung der KassSichV durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen.
  • Meldepflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden.

Während die Kassensicherungsverordnung ein bundesweit gültiges Gesetz ist, sind zwei Besonderheiten zu beachten. Zum einen sind offene Ladenkassen von der Belegausgabepflicht befreit. Zum anderen wurde für elektronische Ladenkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, ein Moratorium eingeräumt: Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und nicht nach den Standards der KassSichV aufrüstbar sind, dürfen noch bis zum 31.Dezember 2022 verwendet werden. Danach muss die Anschaffung einer finanzamtkonformen Kasse erfolgen, welche den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung entspricht.

Schutz vor Manipulation dank technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)

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Die Belegausgabepflicht ist ein zentraler Teil der KassSichV.

Die technische Sicherheitseinrichtung ist gemäß der Kassensicherungsverordnung verpflichtend für Nutzer von Kassen und Kassensystemen.

Die Integration einer TSE gehört hier zu den nachhaltigsten Änderungen im Zuge der Fiskalisierung, da die technische Sicherheitseinrichtung die Start- und Endpunkte von Bestellungen erfasst.

Zudem erfasst sie durch fortlaufende Nummern, welche pro Bestellung von der Kasse angefertigt werden. Zusätzlich generiert die technische Sicherheitseinrichtung Datum, Signatur und einen Public Key, die sich auf jedem Kassenbon wiederfinden lassen.

Kommt es zu einer Unterbrechung der fortlaufenden Nummerierung oder wird gar kein Kassenbon ausgegeben, kann von dem zuständigen Finanzamt eine Betriebsprüfung angeordnet werden. Mithilfe einer Prüfsoftware kann über eine digitale Schnittstelle jederzeit herausgefunden werden, ob und an welcher Stelle eine Manipulation stattgefunden hat. Um den Schutz vor Manipulation durch eine Überprüfung des Kassenbons sicherzustellen, ist die Belegausgabepflicht ebenfalls ein wichtiger Teil der Kassensicherungsverordnung.

Ausnahmen der Kassensicherungsverordnung - Wer ist von der Belegausgabepflicht befreit?

„Das Ausdrucken von Belegen für jeden einzelnen Kunden kann mitunter ganz schön lästig sein. Zwar gibt es laut KassSichV auch die Möglichkeit Belege elektronisch zu verschicken, jedoch ist das in bestimmten Gewerben kaum möglich. So sind bestimmte Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreit, wenn sie Waren an eine große Anzahl von nicht bekannten Personen verkaufen. Dies ist beispielsweise oftmals in Clubs, in Bars oder auf Festivals der Fall. Hier können Unternehmen einen Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht beim zuständigen Finanzamt stellen. Dieses schaut sich dann vor Ort die Gegebenheiten an und entscheidet im Einzelfall über den Antrag bzw. über eine Befreiung von der Belegausgabepflicht.“

Anna

Anna

Online Redaktion

Technische Sicherheitseinrichtung als Cloud- oder Hardware-Modul

Während die Integration einer TSE in Kassen und Kassensysteme gesetzlich festgehalten ist, muss die technische Sicherheitseinrichtung nicht zwingend als Hardware in der Kasse verbaut sein. Die Verpflichtung zu der Integration einer TSE kann hiermit sowohl durch einen herkömmlichen Datenträger (wie bspw. Speicherkarte oder USB-Stick) als auch durch Cloud-Lösungen sichergestellt werden. In einer cloudbasierten Speicherung der Daten werden die von der TSE erfassten Informationen einfach in die Cloud geladen, wo sie flexibel zugänglich sind. So können Sie jederzeit auf die Daten zugreifen. Eine digitale Speicherung der Daten ist ebenso rechts- und finanzamtkonform wie die Speicherung über ein zusätzliches Speichermedium. Außerdem ist zu beachten, dass Verstöße gegen die Richtlinien der Kassensicherungsverordnung als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und mit harten Strafen (bis zu 25.000 Euro) vom Finanzamt einhergehen können.

Welche Fristen sind im Rahmen der Kassensicherungsverordnung zu beachten?

Den Überblick über rechtliche Fristen zu behalten ist nicht immer einfach, insbesondere, wenn diese sich oft verändern oder angepasst werden. Grundsätzlich gilt die Kassensicherungsverordnung ab Januar 2020. Da es jedoch vielen Gastronomen und Unternehmen nicht möglich war, die neuesten technischen Anforderungen zu Beginn des Jahres zu erfüllen, wurde eine Nichtbeanstandungsregelung bis September 2020 gewährt.

So galt im Rahmen der KassSichV lange der 30. September 2020 als Stichtag für die Integration einer technischen Sicherheitseinrichtung in Kassen. Jedoch entschieden sich die meisten Bundesländer für eine erneuerte Verschiebung der TSE-Pflicht, womit der neue Stichtag der 31. März 2020 ist. Somit müssen alle Kassen und Kassensysteme bis Ende März 2021 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Es ist jedoch zu beachten, dass in den meisten Bundesländern eine TSE-fähige Kasse bereits zum 30. August 2020 bzw. zum 30. September 2020 bestellt worden sein muss bzw. nachgewiesen werden muss, dass eine cloud-basierte Lösung vorgesehen ist, eine solche jedoch nachweislich nicht verfügbar ist. Da sich die Auflagen pro Bundesland minimal unterscheiden können, ist eine Erkundigung über die Auflagen und Fristen in Ihrem Bundesland unerlässlich.

Kurzübersicht der anfallenden Fristen im Rahmen der Kassensicherungsverordnung:

01. Januar 2020

Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung. Jedoch: Nichtbeanstandsregelung bezüglich der Integration der technischen Sicherheitseinrichtung (Stichtag: 30. September 2020 bzw. 31. März 2021) sowie Kreation eines Moratoriums für nicht aufrüstbare Kassen.

30. August 2020 / 30. September 2020

Für den Fortbestand der Nichtbeanstandsregelung ist ab Ende August bzw. September 2020 in den meisten Bundesländern der Nachweis über die Bestellung einer TSE bzw. über die Nicht-Verfügbarkeit einer cloud-basierten Lösung nötig.

31. März 2021

Ab Ende März 2021 ist die Nutzung einer TSE-fähigen Kasse verpflichtend. Die Übergangsregelung für nicht aufrüstbare Registrierkassen hat weiterhin Bestand.

31. Dezember 2022

Ende Dezember 2022 läuft das Moratorium für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, ab. Von nun an muss eine finanzamtkonforme Kasse gemäß der KassSichV verwendet werden.

01. Januar 2023

Alle Kassen und Kassensysteme müssen die Rahmenbedingungen der KassSichV erfüllen, inklusive technischer Sicherheitseinrichtung in Form von Hardware oder Cloud-Lösungen.

Zusätzlich zu der im März 2021 geltenden TSE-Pflicht läuft zu Beginn das Jahres 2023 die in der Kassensicherungsverordnung gewährte Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Registrierkassen aus. Somit müssen ab Januar 2023 alle Kassen (ausgenommen offene Ladenkassen) den Vorlagen der Kassensicherungsverordnung entsprechen.

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