Kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie

Tisch­verwaltung, Außer-Haus-Bestellung & Co.: Als Gastronom sind die An­sprüche an ein Kassen­system besonders hoch. Auf­grund des speziellen Leistungs­umfangs schnellen die Kosten dabei rasch in die Höhe - ein Luxus, den sich nicht jeder Betrieb leisten kann. Wir zeigen Ihnen, dass ein Kassen­system nicht zwangs­läufig teuer sein muss und stellen Ihnen kosten­lose und günstige An­bieter vor.

Kosten­lose Kassen­systemen für die Gastro­nomie: Was ist zu be­achten?

Kosten­lose Kassen­systeme für die Gastro­nomie können eine Alter­native zu kosten­pflichtigen Systemen sein. Wenn Sie bereit sind, auf einige Zusatz­funktionen zu ver­zichten, bieten kosten­lose Alter­nativen viele Vor­teile. Aller­dings sollten Sie bei der An­schaffung eines kosten­losen Kassen­systems einige Punkte im Blick behalten. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammen­gefasst:

Welche Funktionen benötigt ein Kassen­system für die Gastro­nomie?

Volle Tische, lange Schichten und Extra­wünsche von Gästen: Der Alltag in der Gastro­nomie ist stressig und anspruchs­voll. Die Gegeben­heiten er­lauben es nicht, dass Ihr Kassen­system Sie im Stich lässt. Ein leistungs­fähiges Kassen­system ist für Sie als Gastronom daher unab­kömmlich. Es unter­stützt Sie und Ihre Mit­arbeitenden im Arbeits­alltag und hilft, Zeit und Nerven zu sparen.

Viele Kassen­system-An­bieter haben diesen Bedarf erkannt und ihre Produkte ent­sprechend mit branchen­spezifischen Zusatz­funktionen aus­gestattet. Einige Kassen­systeme wurden sogar speziell für die Gastronomie­branche ent­wickelt, damit Sie sich voll und ganz auf Ihren Geschäfts­alltag und Ihre Gäste konzen­trieren können. Doch welche Funktionen brauchen Sie wirklich? Wie können Sie Ihre Mit­arbeitenden best­möglich unter­stützen und Ihren Gästen ein an­genehmes Zusammen­sein er­möglichen? Wir stellen Ihnen einige Funktionen von Kassen­systemen vor, die für Sie als Gastronom von Vorteil sind:

• Offline-Modus
• Tisch­verwaltung
• Trink­geld- & Happy-Hour-Funktion
• Anpass­bare Steuer­sätze (bspw. aufgrund von Ver­änderungen am Markt, sowie In- und Außer-Haus)
• Rechnungs­auf­teilung
• Kassen­buch­bericht
• Ver­schiedene Zahlungs­arten
• Filial- und/oder Mit­arbeiter­verwaltung
• Kunden­verwaltung
• Sammlung statistischer Daten & Wirtschafts­funktionen
• DATEV-Export für eine verein­fachte Buch­haltung
• Storno- & Rabatt­funktion

Welchen Funktions­umfang haben kosten­lose Gastro-Kassen­systeme?

Alle für die Gastro­nomie sinn­vollen Funktionen in einem kosten­losen Kassen­system wieder­zufinden, ist sehr unwahr­scheinlich. Generell gilt: Je mehr Funktionen Sie wünschen, umso teurer wird es. Sind Sie also auf der Suche nach einem kosten­losen Kassen­system, müssen Sie wahrschein­lich auf einige Funktionen ver­zichten. Dennoch gibt es An­bieter, die Ihnen auch in kosten­losen Versionen einen guten Service bieten. Unser Tipp: Bevor Sie sich für ein kosten­loses Kassen­system für die Gastro­nomie ent­scheiden, sollten Sie genau über­legen, welche Funktionen Sie persön­lich benötigen, um Ihren Arbeits­alltag zu er­leichtern.

Die Gastronomie­branche ist viel­fältig. Sie können womöglich auf die ein oder andere Funktion ver­zichten, während andere wiederum essen­tiell für Ihr Geschäft sind. Wir empfehlen Ihnen, eine Liste mit Funktionen zu machen, die ein kosten­loses Kassen­system für Sie be­inhalten sollte - erst dann sollte die Suche nach einem passenden An­bieter beginnen. So stellen Sie sicher, dass auch ein kosten­loses Kassen­system für Ihre Gastro­nomie pass­genaue Unter­stützung bietet. Unser kosten­loser Angebots­vergleich hilft Ihnen, das ideale Kassen­system für Ihren Gastronomie­betrieb zu finden.

Welche kostenlosen Kassensysteme für die Gastronomie gibt es?

Auf dem Markt gibt es unterschiedliche Arten von Kassensystemen, darunter einige kosten­lose und vergleichs­weise günstige Kassen­systeme für die Gastro­nomie. Manche Anbieter stechen dabei besonders hervor, da sie nicht nur die Grund­funktionen ab­decken, sondern auch einige Zusatz­leistungen offerieren. Wir haben order­sprinter und HelloCash - zwei beliebte kosten­lose Kassen­systeme für die Gastro­nomie - auf Basis unseres em­pfohlenen Funktions­umfangs für Sie unter die Lupe genommen:

Order­Sprinter

Das kosten­lose Kassen­system von Order­Sprinter ist seit Oktober 2014 auf dem Markt und wurde speziell für die Gastro­nomie ent­wickelt. Das Kassen­system soll Ihnen mehr Zeit für Ihre Gäste er­möglichen, Ihre Betriebs­abläufe effizient gestalten und Ihrem Personal jeder­zeit die Über­sicht über Produkte und Be­stellungen bieten. Dafür hat er zahl­reiche branchen­spezifische Funktionen in das Kassen­system eingebaut. Das Gute: Alle Features sind bei Order­Sprinter von Beginn an kosten­los und müssen nicht gegen Zahlung hinzu­gebucht werden. Nicht ohne Grund ist Order­Sprinter in der Gastro­nomie eines der beliebtesten kosten­losen Kassen­systeme. Ein weiterer Vorteil: Die Kassen­lösung ist web­basiert, eine auf­wändige Installation ist also nicht nötig. Dennoch müssen Sie sich zunächst einige Zeit - vermut­lich mit­hilfe von Bedienungs­hand­büchern und technischer Fummelei - in das Kassen­system ein­arbeiten.

Wir haben für Sie über­prüft, welche der oben genannten Funktionen im kosten­losen Kassen­system von Order­Sprinter vor­handen sind:

Mit Order­Sprinter profitieren Sie von vielen weiteren Vor­teilen in Ihrem Gastronomie­alltag. So ist es beispiels­weise möglich, je drei ver­schiedene Produkt­preise einzustellen. Auf diese Weise können Sie neben dem Normal­preis auch Happy-Hour- oder Wochenend­tarife festlegen. Die Verfüg­barkeit von Produkten ist eben­falls flexibel anpassbar. Sollte Ihnen also mal ein Gericht oder Produkte ausgehen, können Sie dies direkt im Kassen­system vermerken. Auch Ihre Gäste profitieren vom modernen Kassen­system: Das Hinzu­buchen von Sonder­wünschen oder produkt­spezifischen Extras (z.B. Mayo, Ketchup etc.) zur Be­stellung ist kosten­los möglich. Für eine schnelle Em­pfehlung der Gerichte können Sie außerdem eine Favoriten­liste anlegen, auf der Sie einen Über­blick über beliebte Produkte haben. Die Gast­bestell­komponente sorgt bei Ihren Gästen für Zufrieden­heit und Komfort. Damit können sie ganz ein­fach vom Tisch aus mit dem eigenen Smart­phone Be­stellungen aufgeben.

HelloCash

HelloCash ist eben­falls eine beliebte Lösung, wenn es um kosten­lose Kassen­systeme für die Gastro­nomie geht. Das Programm kann flexibel auf Tablet, Smart­phone oder Laptop genutzt werden und lässt sich dadurch besonders leicht in den Geschäfts­ablauf inte­grieren. Mit der E-Bon-Lösung können Sie Ihren Kunden ihre Rechnungen auch papier­sparend per PDF zusenden und sind bzgl. der Beleg­ausgabe­pflicht trotzdem auf der sicheren Seite. Zusätz­lich haben Sie die Möglich­keit, mit HelloCash Barcodes aus­zulesen und so die Abläufe im Alltag zu verein­fachen. Da es keine Nutzer­beschränkung gibt, kann jedem Mit­arbeiter ein eigener Zugang zum kosten­losen Kassen­system gewährt werden.

Die kosten­lose Basis­version bietet die not­wendigen Grund­funktionen. Alle weiteren Zusatz­funktionen können einzeln angepasst und basierend auf Ihren Bedürfnissen und Wünschen hinzu­gebucht werden - sind dann aller­dings kosten­pflichtig. Wie viel Sie für HelloCash letzt­endlich bezahlen müssen, ist daher nur schwer vorher­zusagen. Gegen einen zusätz­lichen Aufpreis können Sie mit HelloCash auch ein Kassen­terminal und einen Bon­drucker erhalten. Besonders positiv ist hier die praktische Betreuung: Der Kunden­service von HelloCash steht Ihnen rund um die Uhr zur Ver­fügung.

Wir haben für Sie über­prüft, welche der oben genannten Funktionen im kosten­losen Kassen­system von HelloCash vor­handen sind:

Weitere kosten­lose und günstige Anbieter

Das Kassen­system „À la carte“ von Nymesis kam 2020 als App auf den Markt und ist auf die Bereiche Bar und Restaurant spezialisiert. Zur Auswahl stehen zwei Tarife: Ein kosten­loses Basis- und ein Premium-Paket mit einigen extra Funktionen (50 Euro / Monat). Im kosten­losen Tarif sind unter anderem eine Tisch­verwaltungs­funktion und ver­schiedene Zahlungs­arten vorhanden. Auch eine digitale Speise­karte und Bestellungs­verfolgung gibt es bereits im kosten­losen System. Interessant zu wissen: Nymesis ist ein „grünes“ Kassen­system - 10% des Gewinns spendet das Unter­nehmen an Umwelt­schutz­organisationen.

„À la carte“ läuft aktuell auf allen Android-Geräten, ist aber in Kürze auch auf iOS ver­fügbar (Stand 10/2022). Ein Minus­punkt ist auch hier, dass die TSE extra bezahlt werden muss und nicht im kosten­losen Tarif ent­halten ist.

Auch größere Anbieter haben zum Teil vergleichs­weise günstige Kassen­systeme im Port­folio: Das preis­werteste ready2order Kassensystem gibt es für 24 Euro im Monat. Diese Version enthält einige wert­volle Funktionen für die Gastro­nomie, wie beispiels­weise eine Gutschein- und Rabatt­verwaltung. Auch ein Trink- und Rest­geld­rechner, Storno­buchungen oder Mit­arbeiter- und Kunden­management sind vorhanden. Eine DATEV-Anbindung und kosten­loser Support stehen Ihnen eben­falls zur Verfügung. Für 12 Euro monat­lich können sieben weitere gastro­nomie­spezifische Features wie Tisch­übersicht, Happy Hour oder Rechnungs­aufteilung hinzu­gefügt werden.

Der Anbieter Speedy verfügt eben­falls über ein vergleichs­weise günstiges Kassen­system, dessen Funktionen sich gut für die Gastro­nomie eignen. Die günstigste Version ist ab 14 Euro monat­lich erhält­lich. Mit Speedy pro­fitieren Sie unter anderem von einer auto­matischen Pfand­abrechnung, Trink­geld-Funktion oder Allergen-Anzeigen. Auch hier kommen Kosten für die TSE oben­drauf, wobei Sie jedoch den Vorteil haben, zwischen einer Cloud-TSE (108 Euro / Jahr) und einer Hardware-TSE (255 Euro / Jahr) zu wählen. Eine Einmal­gebühr von 35 Euro für die Frei­schaltung der TSE müssen Sie eben­falls einplanen. Weitere Gastro-Zusatz­module sind kosten­pflichtig hinzu­buchbar. Einen Über­blick über zahl­reiche Anbieter - inklusive Kosten­angaben und ihre Eignung für die Gastronomie­branche - finden Sie in unserem „Kassensystem-Vergleich“-Rat­geber.

Welche An­forderungen stellt der Gesetz­geber an ein Kassen­system?

Kassen­systeme unter­liegen einigen recht­lichen Anforderungen - das gilt auch für kosten­lose Kassen­systeme für die Gastro­nomie. Mit dem Inkraft­treten der Kassen­sicherungs­verordnung - kurz KassenSichV - im Januar 2020 soll der Schutz vor Mani­pulation beim Führen einer Kasse ver­bessert werden. Als Erweiterung der GoBD garantiert die KassenSichV eine steuer­konforme Abrechnung und unter­bindet die Unter­schlagung von Ein­nahmen. Wir haben die wichtigsten Aspekte des Gesetzes für Sie zusammen­gefasst:

• Technische Sicherheits­einrichtung: Ein Kassen­system ist nur zulässig, wenn es über eine technische Sicherheits­einrichtung (TSE) verfügt. Sie er­möglicht die unver­änderliche und ver­schlüsselte Eingabe von Daten und soll helfen, Mani­pulationen an der Kasse vorzu­beugen. Ein Kassen­system ohne TSE ist in Deutsch­land nicht erlaubt.
• Melde­pflicht: Um eine steuer­liche Rück­verfolgung aller Buchungen zu gewähr­leisten, müssen alle Kassen­systeme inner­halb eines Monats nach Inbetrieb­nahme beim Finanz­amt gemeldet werden.
• Beleg­ausgabe­pflicht: Ein Kassen­system muss fähig sein, jedem Kunden einen Kassen­bon auszu­stellen. Die Über­mittlung kann in Papier­form oder elektronisch er­folgen.
• Einzel­aufzeichnungs­pflicht: Jede Buchung und jeder Kassier­vorgang in der Kasse muss einzeln und voll­ständig auf­gezeichnet werden.

Durch die Kassen­nachschau ist das Finanz­amt ermächtigt, die Ein­haltung der KassenSichV durch un­angemeldete Kontrollen zu über­prüfen. Achten Sie daher strengstens darauf, dass Ihr Kassen­system diese gesetz­lichen Regelungen ein­hält. Viele kosten­lose Kassen­systeme verfügen nicht über eine zerti­fizierte Sicher­heits­einrichtung - die Kosten hierfür müssen oftmals extra auf­gebracht werden. Diese Investition ist aller­dings unumgäng­lich. Nutzen Sie unseren kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich, um ein zu 100% finanzamt­konformes Kassen­system zu finden!

Alter­native: Kassen­system mieten oder leasen

Sie haben das passende Kassen­system noch nicht gefunden? Dann haben wir einen weiteren Tipp für Sie, mit dem Sie von zahl­reichen Gastro-Funktionen profitieren können und dennoch keine große Investition tätigen müssen: Die meisten Anbieter er­möglichen Ihnen die Option, Kassen­systeme zu mieten oder zu leasen bzw. bieten Ihre Soft­ware im flexiblen Abo-Modell an. In diesem Fall haben Sie Zugriff auf alle für Sie nötigen Funktionen, halten Ihre Kosten im Rahmen und können Ihre Aus­gaben genau planen.

Während beim Kauf direkt der Gesamt­preis für das System fällig wird, erfolgt die Bezahlung in Miet- oder Leasing­modellen durch monat­liche Zahlungen bzw. Raten. Bei Miet- bzw. Abo­modellen erhalten Sie ein Nutzungs­recht für das Kassen­system, die Eigen­tümerschaft bleibt aber beim Anbieter. Bei Leasing­modellen haben Sie hingegen die Möglich­keit, mit den monat­lichen Raten das Kassen­system nach und nach zu kaufen. Wenn Sie also mehr Funktionen wünschen, als in den kosten­losen Kassen­systemen für die Gastro­nomie vorhanden sind, empfehlen wir Ihnen ein Leasing- oder Miet­modell. So sparen Sie Kosten und können auf einen größeren Anbieter mit mehr Funktionen zurück­greifen. Mit Hilfe unseres kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleichs sind Sie auf der sicheren Seite und finden garantiert das passende Kassen­system für Ihren Betrieb.

Fazit

Das Angebot für kosten­lose Kassen­systeme in der Gastro­nomie ist groß. Aller­dings sollte dabei einiges beachtet werden. Denn nicht immer sind Zusatz­funktionen integriert oder die Finanzamt­konformität des Systems gegeben - Beides sind jedoch Features, auf die Sie in keinem Fall ver­zichten können. Informieren Sie sich daher vor der An­schaffung eines kosten­losen Kassen­systems für die Gastro­nomie genau über den Funktions­umfang und achten Sie besonders auf das Klein­gedruckte, um versteckte Kosten zu vermeiden. Wenn Sie nach weiteren Alter­nativen mit über­schaubaren monat­lichen Kosten suchen, empfehlen wir Ihnen, sich über ein Cloud-Kassen­system zu informieren. Das passende Angebot finden Sie mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich.

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